Como redactar un documento

Índice
1. Carta comercial
2. El informe
3. Actas
4. Memorándum
5. Circular
6. Solicitud
7. Bibliografía
1. Carta comercial
La carta comercial sirve como medio de comunicación entre dos empresascomerciales o bien una empresa con un particular,
o viceversa. Su contenido suele ser formal, oficial y/o confidencial.
La actividad comercial es muy variada, por ello existen varios tipos decartascomerciales. Los más importantes son: de compraventa, de reclamación, deofertas, de solicitud de información y de publicidad.
A diferencia de cartas personales, las cartas comerciales poseen un esquema másrígido y un tono más objetivo, y deben ir siempre mecanografiadas.
Estructura
Una carta comercial se compone de tres partes: el encabezamiento, el cuerpo dela carta y el cierre.
Elencabezamiento
El encabezamiento abarca la parte superior de la carta. Contiene siempremembrete, lugar y fecha, dirección del destinatario, y saludo. En general seindica también el asunto de la carta, para que el destinatario sepadirectamente de qué se trata.
El cuerpo
El cuerpo de la carta es la parte más importante. Se compone de tres partes:una introducción, un núcleo y una conclusión.
• Enla introducción se suele referir a correspondencia anterior, agradeceral destinatario y/o indicar el motivo para el escrito.
• En el núcleo se desarrolla la idea principal de la carta. Es importanteredactar el núcleo con objetividad y claridad, sobre todo cuando se trate deuna reclamación.
• Se termina con una conclusión que sirve de resumen de la carta y/o de estímulo.
El cierre
El cierre dela carta constituye el final de la misma. Contiene siempredespedida, firma, nombre y cargo.
En caso de anexos se indica el número de éstos. Además es posible añadirposdata o indicar si se envían copias a otras personas.
En la carta, todos los elementos empiezan a la izquierda de la página. Este"estilo bloque" es la manera general de componer una carta.
Dado los objetivos de cartas comerciales,se suele tratar al destinatario concortesía. Los tratamientos de respeto para el saludo son ‘distinguido(s) señor(es)’o ‘distinguida(s) señora(s)’. Otra forma un poco más personal es‘Estimado señor’ y las variedades correspondientes. En el cuerpo de lacarta el autor se dirige al destinatario siempre con ‘usted’ o‘ustedes’.
Para indicar si se envían fotocopias a otras personas se usa laexpresión‘C.c.’ seguido por el nombre del otro destinatario.
Si la carta es firmada en nombre del remitente, la firma va precedida por laabreviación ‘P.O.’ (por orden) o ‘P.A.’ (por autorización), indicandoque la persona que firma la carta tiene la autorización de la personaresponsable.
Ejemplo:
Santiago, 14 de junio de 2003
Manuel Montt 367
A la atención del Sr. H. Riveros
SANTIAGO DE CHILE
Asunto:Invitación a charla
Distinguido Cliente:
Me contacto con Ud. para anunciarle sobre la charla que se realizará el día 21de junio de 2003, a las 15 hs. en nuestro auditórium, que brindará elreconocido autor de varios libros sobre managment, el señor Tom Peters.
La charla consistirá en los siguientes tópicos: "el saber escuchar","escuchar no es oír", "¿en qué consiste escuchar?" y"saber escuchar= más productividad".
Esta invitación es sólo para nuestros más exclusivos clientes, es por ello,que esperamos contar con su presencia.

Saludo a Ud. Atentamente
Pamela A. Ritchie
Gerente General
2. El informe
El informe sirve para responder a una solicitud, que generalmente, requiereuna cierta investigación y reunión de datos para informar a alguien sobre losresultados de la misma.Para redactar un documento de este tipo se puede responder al siguiente esquemade preguntas:
1. ¿Qué es lo que se investiga exactamente?
2. ¿Por qué?
3. ¿Según qué método?
4. ¿Cuáles son los resultados?
5. ¿Cuáles son las conclusiones?
De éstas resultan en una estructura básica fija para un informe deinvestigación:
1. Introducción (entre otras la delimitación del...