composiciones del archivo

COMPOSICION DEL ARCHIVO

COMPOSICION DE LOS ARCHIVOS 
La incorporación de documentos a un archivo debe seguir el curso de la tramitación del asunto al que se refiere, en general reproducen el orden cronológico de los documentos generados o recibidos.
 
Los criterios para la formación de un archivo deben ser uniformes, constantes y conocidos por todo el personal de la unidad.
 FUNCIONES DE LOS ARCHIVOS
Funciones:
- Reunir ordenadamente todos los documentos que circulan en la empresa.
- Asegurar la perfecta conservación de los documentos.
- Asegurar la máxima rapidez en la localización y envío de los documentos requeridos por las diversas dependencias de la empresa.
- Almacenar los documentos debidamente ordenados y clasificados.
- Ubicación del documento de formaagilizada.
- Asegurar la recuperación de información.
- Ser un centro activo de información que permita relacionar los nuevos documentos con los ya archivados.
- Sirve como medio de consulta cuando se pretende indagar en las actuaciones del pasado.
- Funciona como elemento probatorio cuando el organismo o entidad pretende demostrar la realización de un acto.
- Proporcionar información sobre elfuncionamiento y los asuntos tratados dentro de la institución.
Las funciones genéricas propias de un archivo se pueden agrupar en tres
Bloques:
1) Génesis o reunión de los documentos: se trata de una reunión “natural” de
Los materiales, no artificial. Mientras que la formación de una colección
Bibliográfica es el resultado de una voluntad, de una necesidad o demanda
Social, el fondoarchivístico es el resultado de una actuación espontánea de
Una institución. El origen de los documentos es fruto de una relación con el
Organismo productor en el marco de la Administración pública o de la
empresa, y no mediante adquisición (compra, intercambio o donación) como
en el caso de las bibliotecas. En este sentido, el archivo es consustancial a
la actividad de los individuos einstituciones, y de ello se deduce la
inevitabilidad de su existencia: el archivo nace espontáneamente como
sedimentación documental de una actividad práctica, administrativa o
jurídica.
2) Tratamiento de la documentación: a pesar de la tendencia actual
homogeneizándola y estandarizándola de las normas, persisten diferencias
muy importantes en el tratamiento de la documentación que sejustifica en la
distinta génesis y tipología de los materiales. No es posible aplicar sistemas
universales de clasificación, a diferencia de lo que ocurre en las bibliotecas:
es necesario aplicar sistemas de clasificación propios y específicos, de
acuerdo con el tipo de fondo. La selección de la información, en el caso de la
archivística, se realiza después de recoger los documentos y laevaluación
se lleva a cabo en un contexto complejo de valoración administrativa, fiscal,
legal, testimonial e informativa, y con la finalidad de conservar
permanentemente los documentos. En las bibliotecas, por lo contrario, la
selección se realiza antes, según las necesidades de las usuarios. La
descripción en los archivos también presenta algunas peculiaridades: se
puede realizar amuchos niveles (fondo, sección, serie, unidad documental),
según el tipo de agrupación documental de que se trate. El objeto del
tratamiento archivístico es el documento de archivo, que es producto de una
acción continuada y forma parte de una secuencia de producción
documental, al tiempo que refleja las funciones y las actividades de los
individuos y de las instituciones que lo hangenerado. Las bibliotecas se
ocupan de otras tipologías documentales de concepción individual e
independiente, sobre las que asume la responsabilidad de informar. Del
carácter único e irrepetible del documento de archivo, y esa originalidad
comporta unas obligaciones jurídicas de conservación y acceso que los
documentos bibliográficos, de naturaleza múltiple, no tienen.
3) Servir la...