Comunicación Escrita

16/01/2012

Recepción de visitas en
organizaciones y administraciones
UD-3
El departamento de recepción es la tarjeta
de presentación de cualquier empresa.

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Recepción de visitas

Índice de contenidos
1.
2.
3.
4.
5.
6.

Organización y mantenimiento del entorno
físico del espacio de acogida.
Control de entrada y salida de visitas, y sus
registros.
Funcionesde las relaciones públicas en la
organización.
Proceso de comunicación en la recepción
Aplicación de técnicas de conducta y
relaciones específicas a los visitantes
Formulación y gestión de incidencias básicas
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Recepción de visitas

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UD-3 Recepción de visitas en
organizaciones
1.- Organización y mantenimiento del
entorno físico del espacio deacogida.

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Recepción de visitas

Organización y mantenimiento de la recepción
La recepción es el lugar donde el
concepto de imagen corporativa
alcanza su mayor exponente.
— Analizaremos
—

El entorno
Las condiciones funcionales y estructurales
Condiciones de confort para el visitante
Condiciones de confort del profesional de
recepción.
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Recepción devisitas

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El entorno
El color
La rotulación

Imagen
De cara al visitante

La estructura
La uniformidad
La limpieza
La información

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Recepción de visitas

El entorno/Área administrativa

Atención telefónica

Atención directa
Recepción

Tareas administrativas
Recepción de visitas
Generación de documentos

Citas telefónicas

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Recepción de visitas

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Condiciones funcionales y estructurales
—

REQUISITOS
Situación, en lugar de transito, cerca de la entrada.
Es conveniente disponer de una sala de espera para
acoger a los visitantes y profesionales que esperan turno.
– Es útil disponer de la sala para acoger a visitantes exaltados y que
comienzan a manifestar sus quejas en vozelevada.

Adecuada iluminación, así como canales sonoros para
optimizar la capacidad de percepción de los distintos
visitantes.
Actuar en las áreas administrativas.

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Recepción de visitas

Condiciones de confort para el visitante
—

Criterios para crear ambiente confortable:
Evitar carteles donde aparezcan normas escritas.
Revisteros o folletos deben colocarse en unlugar destinado a tal fin,
no en cualquier lugar.
Entre recepción y visitante no debe existir ventanilla o cristales. Si es
necesario tiene que haber un amplificador de voz.
Evitar desde el mostrador de recepción a la puerta de entrada
cualquier obstáculo y el almacenamiento de cajas en zonas cercanas
al mostrador.
La altura del mostrador debe ser el adecuado.
Si el volumen de visitantes esimportante, sistema de turnos.
– Señal en el suelo
– Cordones gruesos

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Condiciones de confort del profesional
de recepción
ASPECTO A TENER EN CUENTA:
ØLa superficie del mostrador y estancia debe ocupar el 5% de la
superficie del centro.
ØEs aconsejable disponer de una tarima entre 20 o 30 cm sobre el
suelo, para que enrecepción que se trabaje sentado, estén a la altura
de los ojos del público.
ØDeben ser anchos los mostradores, para que el público no invada el
espacio del personal de recepción.
ØLos medios informáticos y su disposición deben respetar las
condiciones ergonómicas adecuadas.
ØLos sistemas de teléfono, posibilidad de manos
libres.
ØAdecuada iluminación
ØRegular la temperatura
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2.- Control de entrada y salida de
visitas, y sus registros.

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v En las organizaciones cada vez es más frecuente la
utilización de sistemas informáticos que permiten:
Determinar
Mejorar
Identificar
Proteger la confidencialidad de los visitantes
Que se conozca con anterioridad quiénes
llegarán a la...