Comunicaciones oficiales

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ULO 3

3. PLAN OPERATIVO

Para abordar la fase operativa de los fondos acumulados se aplicó el proceso de organización documental, el cual consiste en aplicar las técnicas archivísticas a losdocumentos que carecían de criterios archivísticos aplicando los subprocesos archivísticos que son identificación, clasificación, depuración, descripción e instalación.

3.1. IDENTIFICACIÓNDurante este subproceso hacer un diagnóstico el cual permitió conocer la realidad de la documentación, la cual se encontraba en mal estado ya que se encontraba en sacos fardos, cajas y mucha documentaciónsuelta en la cual habían factores biológicos como son microorganismos, insectos, roedores, cucarachas; que ocasionaron el daño de la documentación de los Fondos Acumulados, arrojando como resultadolas series, subseries y unidades que se detalla a continuación. (Ver figura 1).


3.2. CALSIFICACIÓN – DEPURACIÓN

Una vez reconocida las series y subseries se procedió abordar a hacer larespectiva clasificación de serie y subserie agrupándolas por dependencia, en el cual se obtuvo la siguiente información. El cuadro de clasificación por serie y subseries que quedó de la siguientemanera. (Ver figura 2).

Cada vez determinadas las series y subseries por dependencia se procedió a ver las que no tenían vigencia administrativa, el cual se determinó por medio de la secuencia deconsulta. (Ver figura 3).

Una vez determinada las series que perdieron vigencia administrativa se procedió agrupar las que aún conservan vigencia administrativa quedando de la siguiente manera. (Verfigura 4).

3.3. ORDENACIÓN

En la alcaldía municipal de Villanueva se procedió a emplear el principio de orden original y junto a éste el sistema de ordenación alfanumérico el cual fue escogido porfácil acceso a la documentación y ser el más acorde para las necesidades de la empresa.

3.4. DESCRIPCIÓN – INSTALACIÓN

Una vez aplicado el proceso de instalación de series y subseries se...
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