Comunicación empresarial


Comunicaciones Empresariales - 2

La Comunicación Escrita

En la comunicación escrita el emisor no puede obtener
una retroalimentación inmediata ni tampoco hay
posibilidad de comunicación no verbal, por ello, deberá
siempre presentar los siguientes rasgos:

Adecuación:
- Estar bien presentada.
- Respetar lasnormas ortográficas y semánticas.
- Utilizar un lenguaje sencillo y cortés.
- Vocabulario que se adapte al receptor.

CARTAS, MEMORANDOS, INFORMES, ACTAS

Parte de la labor secretarial, es transcribir escritos tales como cartas, memorandos, informes y actas. Labor que también asumen y cada vez con mayor frecuencia los profesionales quienes responden de manera ágil y directa a susjefes o clientes con comunicaciones internas y externas según sea el caso.
Cada uno de los documentos escritos anteriormente, tiene una peculiaridad diferente que se debe tomar en cuenta al transcribir. Por eso encontrará aquí, alguna información sobre estos documentos.
Estructura de las Cartas Comerciales:
Teniendo en cuenta que las cartas comerciales tienen un sentido "formal", es necesarioconocer cuál es su estructura básica para considerarla durante su elaboración, redacción y revisión.
Por lo general, la estructura de las cartas comerciales, es la siguiente:
1. Membrete: Este comprende el nombre (o logotipo), la dirección y el teléfono de la empresa, como también especificación del negocio y, en algunos casos, el nombre o nombres de los dueños [1].
2. Fecha: Esta incluye,el día, mes y año. Si el membrete no indica la localidad, ésta debe preceder a la fecha. El mes se escribe en minúscula [1].
3. Destinatario: Incluye, en la primera línea, el nombre de la persona, empresa u organización hacia la que se dirige la carta. Si va dirigida a una persona que trabaja en una empresa, en la segunda línea se incluye el cargo o puesto que ocupa (por ejemplo:Gerente General, Jefe de Personal, etc.) Si no es el caso, en la segunda línea, se incluye la dirección de la calle.
4. Asunto o Referencia: Es una descripción breve y concreta que da a entender el motivo principal de la carta. No debe ser más extensa de una línea.
5. Saludo: Según la relación que exista entre quien dirige y quien recibe la carta, se elige la expresión adecuada [1]. Por ejemplo:Estimado Señor
Apreciado Señor
Distinguida Señora
De mi consideración

6. Exposición: En esta sección se expone el asunto o motivo de la carta, disponiéndola en párrafos (grupo de proposiciones u oraciones relacionadas entre sí, y que exponen una fase determinada obre un asunto [1]).
7. Despedida: Esta parte es siempre breve, usándose expresiones corteses y atentas [1].
8. Firma:Incluye el nombre del responsable de la carta, y si ocupa algún puesto importante en la empresa, el título correspondiente va colocado debajo del nombre. Es de importancia que la firma sea legible [1].
9. Iniciales Identificadoras: Estas sirven para identificar a la persona que dictó la carta y a la que la escribió [1].
10. Adjuntos: Generalmente, se designa con la abreviación: Adj.Indicando así que a la carta se le ha agregado algún impreso, escrito, documento o copia [1].
Recomendaciones Para Cuidar el Aspecto y Nitidez de las Cartas Comerciales:
Además de considerar la estructura de la carta comercial, según N.D. La fuerza (autor del libro: "Cómo Redactar Cartas Comerciales Más Eficaces"), no se debe olvidar que si ésta no es atractiva, influirá negativamente, yhasta podrá causar perjuicios. Su aspecto y nitidez son para la misma lo que la apariencia física es para el hombre [1].
Para cuidar estos dos puntos (aspecto y nitidez), el mencionado autor, recomienda lo siguiente:
Distribuir el texto simétrica y armoniosamente. El ancho del margen de los lados debe ser igual, y lo mismo es aplicable a los de la parte superior e inferior. Todo el blanco...