Conclusiones Recomendaciones Glorario Bliografia Anexos

CONCLUSIONES


De los resultados obtenidos a través de la aplicación de la guía de observación, así como también la información proveniente de la revisión bibliográfica y documental se pudieron observar grandes problemas, uno de los principales son la falta de criterios en cuanto a establecer el cumplimiento de las operaciones archivísticas que intervienen dentro del sistema del archivo, lo quetrae como consecuencia la desorganización y generando inconvenientes a la hora de recuperar la información.

La ya expuesta problemática forma parte de muchas de las deficiencias encontradas durante la realización del diagnóstico al fondo documental del Best Western Hotel CCT, fue base fundamental para la realización del presente proyecto, el cual nos permitió concatenar conocimientos teóricoscon su desarrollo en el campo laboral dándonos la oportunidad de demostrar la importancia que tiene el archivo como punto vital en la toma de decisiones, según sea su gestión y explotación de los fondos documentales y su marcada incidencia en el alcance de los objetivos trazados por cada institución o persona.


Si bien resulta aventurado pretender que el adecuado manejo de la informaciónrepresenta la solución a los problemas, también nos encontramos con que hoy en día la producción documental en las empresas o instituciones es cada vez más compleja, y es de vital necesidad racionalizar las actividades y los recursos. En función de esto se hace necesario que los archivos requieran de equipos apropiados, personal especializado y adecuado espacio físico que logre el manejo ágil, amplioy oportuno de la información, creando así un sistema efectivo de servicios.



























RECOMENDACIONES


Se propone establecer controles en la producción documental para reducir así la duplicidad existente en el fondo, y lograr una adecuada gestión documental.
Aplicación de cuadro de clasificación general, con la finalidad de estandarizar los procesos de clasificación de ladocumentación de las diferentes dependencias que componen la empresa
Se siguiere la creación de la junta evaluadora, encargada de valorar las series documentales, establecer plazos de retención, a fin de facilitar y optimizar los procesos de selección y eliminación.
Aprobar y perfeccionar el manual de normas y procedimientos para establecer el riguroso cumplimiento de las operaciones archivísticas.
Lacontratación de un recurso humano especializado en el área archivística y su constante adiestramiento.
Paralelamente adiestrar al personal productor de la documentación e impartir instrucciones a los usuarios.
Adquirir un sistema que permita automatizar la información, para lo cual se deberá consultar especialistas en el área tecnológica, que según las necesidades de la empresa oferte el sistemamás adecuado existente dentro del mercado.
Se recomienda la creación del Archivo Histórico, con la finalidad de garantizar la preservación y difusión de la memoria histórica de la empresa.
























GLOSARIO DE TERMINOS

Archivos de Gestión: Archivo de la oficina productora que reúne su documentación en trámite, sometida a continua utilización y consulta administrativa.
Ciclo Vital delos Documentos: Son las etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción o recepción en la oficina y su conservación temporal, hasta su eliminación o integración a un archivo histórico.
Clasificación: De acuerdo a la teoría de Cruz Mundet, la clasificación “Consiste en agrupar jerárquicamente los documentos de un fondo mediante agregados o clases desde lo más amplio a lomás especifico, de acuerdo con los principios de procedencia y de orden original.”
Custodia: Responsabilidad jurídica que implica el control y la adecuada conservación de los fondos por parte de una institución archivística, cualquiera que sea la titularidad de los mismos.
Difusión: Función archivística fundamental de promover y generalizar la utilización de los fondos documentales de los...