congresos y eventos

CREACIÓN Y
EVALUACIÓN DEL
CONCEPTO DEL
EVENTO

1

PARTICIPANTES

(STAKEHOLDERS)

2

 Un

elemento crucial en la creación de un
evento es comprender el entorno del evento.

 El

contexto en el cual se desarrollará el
evento será un factor determinante de su
éxito

 Para

entender este entorno, el coordinador
de eventos debe primero identificar los
principalesactores -las partes interesadas-,
y las personas u organizaciones que podrían
verse afectadas por el evento.
3

Personas

y organizaciones con
un interés legítimo en los
resultados de un evento se los
conoce
como
las
“partes
interesadas” (stakeholders).

4

Participació
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Apoyo

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En

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Editorial /
Publicidad

Promoción

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–Fuente:Bowding, Glenn (2006) Event Management 2nd Edition.

La relación de las “Partes Interesadas” con los eventos

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5

La organización anfitriona
Sector

gubernamental

Sectorcorporativo

Sector

comunitario

6

La comunidad anfitriona
 El

organizador de eventos necesita tener un
buen conocimiento y comprensión de las
tendencias generales y las fuerzas que
actúan sobre la comunidad en general, ya
que esto determinara el sistema operativo
de sus eventos

 El

reto para muchos eventos es cómo
funcionar en este entorno cada vez más
globalizadoy a vez expresar la singularidad
de las comunidades locales y atender sus
intereses y preocupaciones especificas
7

Es

muy importante que la
comunidad anfitriona se vea
involucrada y que se “adueñe”
del evento, lo cual emite un
mensaje positivo a los visitantes.

Reuniones

con
autoridades
publicas y residentes. Consulta y
planeación.

Estar

atento a rumores.

8Patrocinadores
El patrocinio se entiende como una
relación de negocios entre el proveedor
de fondos, recursos o servicios y una
persona, evento u organización la cual
ofrece a cambio ciertos derechos y
asociaciones que pueden ser usadas
como ventajas comerciales a cambio de
una inversión.

9

 En

la actualidad la percepción de los
patrocinadores con respecto a los
eventos hapasado de ser una simple
herramienta de relaciones publicas a
convertirse en una parte importante del
Marketing Mix.

 Con

el objetivo de atraer patrocinadores
los organizadores de eventos deben
ofrecer
beneficios
tangibles
y
programas efectivos para facilitarlos.
10

 Es

importante identificar exactamente
qué es lo que los patrocinadores
esperan del evento, y qué es lo que elevento puede proporcionarles.

◦ Numero de asistentes
◦ Cobertura de medios
◦ Participación de altos funcionarios de la
empresa
◦ Aumento de ventas

11

Medios de comunicación
 La

revolución de los medios de comunicación
ha revolucionado los eventos. Ahora los
eventos tienen una existencia virtual en los
medios tan poderosa como en la realidad.

 Los

eventos tienen muchoque obtener
gracias a este desarrollo, incluyendo
patrocinios y pago de derechos.

 El

valor de evento para los patrocinadores
comerciales aumenta considerablemente de
acuerdo a su cobertura de medios.
12

 Es

importante considerar las necesidades de
los diferentes medios y reconocerlos como
participantes importantes del evento.

 Una

vez que los medios son tratados comosocios potenciales, tendrán mucho que
ofrecer al evento.

 Esta

integración con los medios produce un
gran alcance y exposición del evento y a
cambio provee al medio de una asociación
de marca con el evento.
13

Compañeros de trabajo
Para

que un evento resulte
realmente efectivo la visión y
filosofía del evento debe ser
compartida por todo el equipo.

No

importa que...