CONSERVACIÓN DE LOS DOCUMENTOS EN SOPORTE ELECTRÓNICO

UNIVERSIDAD DE COSTA RICA
FACULTAD DE CIENCIAS SOCIALES
ESCUELA DE HISTORIA
SECCIÓN DE ARCHIVÍSTICA


HA 2507- TEMAS Y PROBLEMAS PARA LA INVESTIGACIÓN ARCHIVÍSTICA
I

MPARTIDO POR:
JOSÉ BERNAL RIVAS FERNÁNDEZ


ARTÍCULO CIENTÍFICO:
LA CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS EN SOPORTE ELECTRÓNICO


ESTUDIANTE:
ANA YANCY CASTILLO CHACÓN A71529



CIUDAD UNIVERSITARIA, RODRIGO FACIO
ISEMESTRE 2013

LA CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS EN SOPORTE ELECTRÓNICO
Ana Yancy Castillo Chacón
Resumen
El presente artículo pretende definir los términos de documento electrónico, enfocado en la conservación de los mismos, además del contexto en el que se desarrolla para exponer las particularidades que presentan, así como los retos que representan para los Archivistas en la actualidad, ya quela conservación de los documentos electrónicos presenta ciertas problemáticas que se abarcaran con el fin de plantear de igual forma estrategias para la preservación de los mismos.
Palabras claves:
Documento electrónico, conservación de documentos electrónicos, medios tecnológicos, soporte del documento, almacenamiento, acceso.
La conservación de documentos en soporte electrónico
Con el avancey desarrollo de la tecnología y la relación que representa en las labores propias de Archivo, con respecto a la conservación de los documentos electrónicos ha presentado grandes avances así como en los soportes de almacenamiento de la información.
Sin embargo es pertinente definir documento electrónico y que entendemos por conservación electrónica para entender en gran medida el contexto en elque se desenvuelve.
“El Proyecto InterPARES define, de manera neutra, el documento electrónico u objeto a conservar como un documento analógico o digital que es portado por un conducto eléctrico y requiere el uso de un equipo para ser inteligible por una persona”
El mismo Proyecto InterPARES define el término conservación: “El todo de principios, políticas y estrategias que controla lasactividades diseñadas para asegurar la estabilización física y tecnológica de los materiales (datos, documentos o documentos de archivo) y la protección de su contenido intelectual”
Esto porque, de igual manera los documentos ya sean en soporte físico o electrónico deben responder a ciertas características (íntegras, confiables, auténticas y disponibles) para que puedan cumplir su función como undocumento probatorio, y la conservación de estos documentos debe responder a esta demanda, agregando además que deben respaldarla atreves del tiempo. A su vez el documento electrónico debe responder a elementos lógicos, físicos y de conservación para así poder ser recuperados de manera reconocibles y puedan hacer uso de ellos.
La conservación de estos elementos físicos es afín a la de los documentosanalógicos: simplemente se inscriben los datos sobre el soporte que en cada momento goce de mejor reputación –un CD-ROM, un DVD, un disco duro externo- y se “almacenan” estos soportes en condiciones de temperatura, humedad adecuadas, teniendo una perspectiva positiva, pero de igual manera se evidencia dos problemáticas que aun en nuestros días es un tema a resolver, estos soportes electrónicosson muy sensibles a factores como temperatura y polvo, la tecnología avanza tan rápido que nadie podría asegurar que dentro de 10 años haya equipos para acceder a la información contenida en los soportes actuales, ejemplo de ello puede ser la conservación de documentos en soporte microfilm sin embargo para poder ver la información se necesita los medios tecnológicos adecuados, esto podría significarque se rezagó por decirlo así, en una maquina que ha tenido modificaciones y mejoras en esos 10 años.
Por otro lado está; que si bien la tecnología representa eficacia y eficiencia está al dominio del recurso humano y responde a esto, el compromiso con que se asume las responsabilidades se refleja de igual manera en los sistemas, es sabido que si se tiene un archivo físico sin orden ni...