Conservación de documentos

Conservación de documentos: instalaciones, control, manejo y medidas de seguridad

CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS
La conservación de documentos es un proceso archivístico que consiste en mantener laintegridad física del soporte y de la información contenida en los documentos, a través de la implementación de medidas de preservación y restauración. Al respecto, se debe tomar en cuenta el axiomaque dice: “siempre será mejor preservar que restaurar”.
Existe un conjunto de factores que constantemente ponen en riesgo la integridad física de nuestros documentos. Estos son: el factorclimatológico, contaminación ambiental, contaminación biológica, siniestros, almacenamiento y manejo inadecuado de los documentos, etc. Por ello es recomendable observar las siguientes recomendaciones respecto a:a) El local de archivos
El local deberá estar ubicado distante de los lugares que puedan ocasionar un siniestro y también lugares excesivamente húmedos. Preferentemente se debe decidir por localesconstruidos con material noble, evitándose el revestimiento de muros y paredes con materiales inflamables (tapizones, alfombras, etc.)
El local de archivo debe tener básicamente tres ambientes: áreade trabajo técnico y administrativo, depósitos y área de atención al usuario (oficina).
Es fundamental tener en cuenta que las instalaciones eléctricas y sanitarias deberán conservarse en perfectoestado y el mobiliario archivístico (estantes, archivadores verticales, mapotecas, etc.) deben ser preferentemente de metal.
b) El control de los Factores Externos
 Se debe tener especial cuidadoen limpiar diariamente el local, el mobiliario y la documentación, así como ventilar por medios naturales o mecánicos, sobre la base de la utilización racional de puertas y ventanas, con el empleo demáquinas (ventiladores, aire acondicionado, extractores de aire, etc.)
Nos debemos preocupar por prevenir la incidencia de la contaminación ambiental. En este caso, se recomienda fumigar el local...