Contabilidad

Constancia válida de pago
Por qué es importante presentar la documentación requerida
Al presentar su solicitud de reembolso de gastos por concepto de viajes, entretenimiento, obsequios otransporte, en algunos casos se le exigirá que constate o justifique los gastos incurridos. El Servicio de Rentas Internas (IRS por sus siglas en inglés), el ente regulador de las normas impositivas de losEstados Unidos, ha establecido estrictos requisitos en cuanto a la presentación de documentación y comprobantes de pago con toda solicitud de reembolso de gastos. EL IRS exige en particular una estrictaadhesión a las prácticas de buena gobernancia por parte de las organizaciones sin fines de lucro. Se considera adecuada la presentación de un documento en el cual figure la cantidad, la fecha, ellugar, la índole del gasto así como una constancia válida de pago (para gastos de US$75 o más para los rotarios y US$25 para el personal). En otras palabras, el recibo emitido por un restaurante es pruebasuficiente de un gasto de negocios, siempre y cuando incluya el nombre y la dirección del restaurante, el número de comensales y la fecha y el monto del gasto. Una de las más serias dificultades queenfrenta Rotary en este sentido es obtener los documentos justificantes de gastos de alojamiento en hoteles e inscripciones en eventos. Pl
Nota: Se requiere para todo reembolso la presentación de lafactura del hotel, independientemente del monto del gasto.

Ejemplo de documentación apropiada: Factura del hotel

A fin de que se acepte como documentación apropiada, la factura del hotel debeincluir: Nombre y dirección del hotel Número de huéspedes que se hospedan en el hotel Información relativa al viaje Descripción de los gastos Constancia de pago

Si hubiera un saldo en la factura delhotel, también deberá presentar una constancia del pago, tal como: • Comprobante que se le entregue después de la lectura electrónica de la tarjeta de crédito. • Estado de cuenta de la tarjeta de...