Contabilidad

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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE GESTIÓN DE OPERACIONES DEL BACK OFFICE












QUITO, ECUADOR

DICIEMBRE DEL 2010




ESTE DOCUMENTO ES DE PROPIEDAD DE LA COOPERATIVA DE AHORRO Y CREDITO SAN FRANCISCO DE ASIS LIMITADA. SE PROHIBE SU REPRODUCCIÓN, SU DISTRIBUCIÓN, SIN LA EXPRESA AUTORIZACIÓN DE LA GERENCIA. EL DOCUMENTO ORIGINAL ESTARÁ BAJOCUSTODIA DEL JEFE DE GESTIÓN DE CALIDAD Y PROCESOS, PARA USO DE LAS DIFERENTES UNIDADES DE LA COOPERATIVA, LA VERSIÓN DIGITAL DEL DOCUMENTO ESTÁ DISPONIBLE EN LA INTRANET LOCAL


TABLA DE CONTENIDO


1. TABLA DE CONTENIDO 2
2. AMBITO DE APLICACIÓN 3
3. OBJETO Y ALCANCE 3
4. RESPONSABILIDADES 3
5. POLÍTICAS DE GESTIÓN DE OPERACIONES DEL BACK OFFICE 3
5.1 Políticas Generales. 3
6.PROCESOS 5
6.1 Diagrama de flujo plano del macro de gestión de operaciones. 5
6.2 Diagrama de flujo del subproceso de administración de módulos. 6
6.3 Diagrama de flujo del subproceso de gestión operativa de servicios. 7
6.4 Diagrama de flujo del subproceso de gestión de apoyo operacional. 8
6.5 Diagrama de flujo del subproceso de elaboración de reportes. 9
7. PROCEDIMIENTOS 10
7.1Procedimiento para la administración de módulos. 10
7.1.1 Solicitar cambios, mejoras en el módulo correspondiente. 10
7.1.2 Analizar solicitud. 10
7.1.3 Analizar requerimiento 10
7.1.4 Parametrizar en el módulo correspondiente. 11
7.1.5 Realizar pruebas. 11
7.1.6 Confirmar validez de pruebas a Jefe de Operaciones. 11
7.1.7 Realizar transacción. 12
7.2 Procedimiento para lagestión operativa de servicios. 12
7.2.1 Realizar pedido de requerimiento. 12
7.2.2 Analizar requerimiento. 15
7.2.3 Realizar aplicación. 15
7.2.4 Atender Requerimiento. 15
7.2.5 Realizar prueba. 15
7.2.6 Continuar con el trámite. 15
7.3 Procedimiento para la gestión de apoyo operacional. 16
7.3.1 Establecer requerimiento transaccional. 16
7.3.2 Revisar requerimiento.16
7.3.3 Verificar documentación adjunta. 16
7.3.4 Atender requerimiento. 16
7.3.5 Ejecutar transacción. 17
7.4 Procedimiento para la elaboración de reportes. 17
7.4.1 Generar reportes en el sistema. 17
7.4.2 Revisar reporte. 17
7.4.3 Enviar reporte (FTP). 17
7.4.4 Revisar reporte. 18
7.4.5 Recibir confirmación de conformidad del reporte 18
8. GLOSARIO DE TERMINOS 19AMBITO DE APLICACIÓN


Aplica para los miembros del área operativa, el Jefe de Operaciones, Supervisor de Operaciones, Asistentes Operativos, los usuarios de cada uno de los módulos del sistema COBIS, y el proveedor de dicho sistema.



OBJETO Y ALCANCE


Este manual tiene como finalidad registrar el requerimiento de peticiones de los usuarios de módulos y organismos decontrol en base a la utilización del sistema COBIS, identificado el tipo de procedimiento y origen, determinando quien es el responsable de atender la petición para la solución o realización.

El alcance del presente manual es a todo el personal de la Cooperativa involucrado con el proceso de Back Office desde la perspectiva de procesos operativos y de control interno.RESPONSABILIDADES



La responsabilidad de elaborar este Manual es del Jefe de Operaciones en coordinación con el Supervisor de Procesos y Calidad, así como de su actualización.

La responsabilidad de revisar este Manual es de la Gerencia General.

La responsabilidad de aprobar este Manual es del Consejo de Administración.



POLÍTICAS DE GESTIÓN DE OPERACIONES DEL BACK OFFICE



1Políticas Generales.


• Se entregará a los funcionarios autorizados de la Cooperativa un ejemplar bajo control de la Unidad de Operaciones-Procesos y calidad. Dichos funcionarios serán responsables de la custodia y buen uso del ejemplar recibido y tendrán la obligación de devolver el manual en caso de cese de funciones, ya sea por término de la relación laboral o cambio de puesto.


• Si...