Contenido Básico Del Manual De Procedimientos

Contenido básico del Manual de Procedimientos
-La información que integrará el Manual de Procedimientos va a depender de lo que la Institución pretenda mostrar o dar a conocer con este documento, como objetivo de esta Guía se mostrará la información básica que debería contener este tipo de Manual a continuación:
Portada: en dicha sección se debe incorporar el logotipo de la institución, nombrede la institución o unidad administrativa, el tipo de manual que se presenta, la fecha y el lugar de elaboración del Manual de Procedimientos, denominación y extensión. De corresponder a una unidad en particular debe anotarse el nombre de la misma, unidad (es) responsable (s) de su elaboración, revisión y/o autorización.
Introducción: se indica una breve exposición sobre el documento, su contenido,objeto, áreas de aplicación o alcances e importancia de su revisión y actualización.
Objetivo de los procedimientos: es una explicación del propósito que se pretende cumplir con los procedimientos.
Alcance de los procedimientos: representa la esfera de acción que cubren los procedimientos.
Responsable (s): en este apartado se indican las unidades administrativas y/o puestos que intervienen en losprocedimientos en cualquiera de sus fases.
-Políticas o Normas de Operación: se incluyen, en esta sección, los criterios o lineamientos generales de acción que se determinan en forma explícita para facilitar la cobertura de responsabilidad de las distintas instancias que participaban en los procedimientos.
-Conceptos: se indican las palabras o términos de carácter técnico que se emplean en elprocedimiento, las cuales, por su significado o grado de especialización requieren de mayor información o ampliación de su significado, para hacer más accesible al usuario la consulta del manual.
-Procedimientos: se realiza la presentación por escrito, en forma narrativa y secuencial, de cada una de las operaciones que se realizan en un procedimiento, explicando en qué consisten, cuándo, cómo, dónde,con qué, y cuánto tiempo se hacen, señalando los responsables de llevarlas a cabo. Cuando la descripción del procedimiento es general, y por lo mismo comprende varias áreas, debe anotarse la unidad administrativa que tiene a su cargo cada operación. Si se trata de una descripción detallada dentro de una unidad administrativa, tiene que indicarse el puesto responsable de cada operación. Se debeindicar el objetivo del procedimiento, la base jurídica, los órganos que intervienen, las políticas y normas de operación.
-Diagramas de flujo: se incluye la representación gráfica de la sucesión en que se realizan las operaciones de un procedimiento y/o el recorrido de formas o materiales, en donde se muestran las unidades administrativas (procedimiento general), o los puestos que intervienen(procedimiento detallado), en cada operación descrita. Los diagramas representados en forma sencilla y accesible en el manual, brinda una descripción clara de las operaciones, lo que facilita su comprensión.
-Formularios: se adjunta todos los formularios e instructivos empleados para el desarrollo de los procedimientos. Se incluye una muestra de los formularios que se utilizan en el procedimiento y susrespectivas instrucciones de llenado.
-Glosario de términos: es la lista de conceptos de carácter técnico relacionados con el contenido y técnicas de elaboración de los manuales de procedimientos, que sirven de apoyo para su uso o consulta.
-Firmas de autorización: en este apartado se Indica el nombre, cargo y firma de los titulares de la Institución que autorizan el manual, así como de lasunidades administrativas que los elaboran y revisan.
-Una de las actividades de mayor trascendencia de organización y métodos, consiste en el análisis de los procedimientos administrativos vigentes o en la definición de los circuitos para nuevas empresas y/o nuevas actividades que encare una empresa constituida.

Estructura de un manual de procedimientos
Contenido
Objetivos
Responsabilidad
Alcance de...