Contraloria

COMPRAS EN LA EMPRESA

Las compras dentro de una empresa contemplan un aspecto clave referente a la búsqueda de recursos para el desarrollo normal de la misma y el crecimiento en su entorno.

La calidad en las compras incluye el tiempo de entrega, el cual debe ser en el momento acordado ya que si no se cumplen las especificaciones de entrega ocasiona un retraso en la producción, lo cual esperdida para la empresa.

La calidad en las compras se reduce a 3 puntos:

- Comprar el producto adecuado
- Tener material disponible en el tiempo adecuado.
- Pagar el mejor precio.

La calidad debe estar expresada desde las materias primas que se obtienen hasta el producto final, por lo que, es necesario llevar un control de calidad adecuado durante el proceso de transformación.

Encuanto a las especificaciones, es necesario que el departamento de compras haga las especificaciones necesarias en los requerimientos que se entregan al proveedor ya que mientras más específico es el requerimiento en cuanto a las características del material solicitado, mayor la probabilidad de obtener el material con las características deseadas y necesarias.

Control Interno en las Compras

Uncontrol interno adecuado sobre las compras exige, en primer lugar, una estructura organizacional que delegue a un departamento separado de la compañía autoridad exclusiva para efectuar todas las compras de materiales y servicios. Las funciones de compra, recibo y registro deben estar claramente separadas y mantenidas en pequeños departamento, a este tipo de operación por departamentos puede no serposible; pero aun en las empresas muy pequeñas generalmente es factible responsabilizar a una persona para que supervise apropiadamente todas las transacciones de compra.

Una transacción de compra empieza con la emisión de una solicitud de compra o pedido aprobada apropiadamente por el departamento de almacenamiento. Una copia de solicitud se envía al departamento de compra, con el fin deproporcionar una base para preparar el pedido de compra serialmente numerado. La solicitud debe incluir una descripción precisa del tipo y cantidad de los bienes o servicios deseados.

Deben enviarse copias de la orden de compra a los departamentos de contabilidad y de recepción.

Función de Recepción

Todos los bienes recibidos por la compañía, sin excepción, deben pasar por un departamento derecepción que es independiente de los departamentos de compra, almacenamiento y despacho. El departamento de recepción es responsable de:

1) La verificación de las cantidades de los bienes recibidos.

2) LA detección de mercancías dañada o defectuosa.

3) La preparación de una informe de entrada

4) La transmisión pronta de los bienes recibidos al departamento dealmacenamiento.

Función de Almacenamiento

A medida que los bienes son enviados a los almacenes o depósitos; éstos son contados, inspeccionados y notificados como recibidos. El departamento de almacenamiento notificará entonces al departamento de contabilidad de la cantidad recibida y puesta en existencias.

Al firmar por los bienes recibidos en el almacén este notifica al departamento de contabilidadacerca de los bienes realmente almacenados

Función de Distribución

El departamento de almacenamiento, al ser el responsable por todos los bienes bajo su control, tiene razón en insistir que sea emitida una solicitud prenumerada para todos los elementos que pasan por sus manos, que sirva como recibo firmado del departamento que acepta los bienes. Generalmente las solicitudes se preparan portriplicado. El departamento que elabora la solicitud conserva una copia; otra sirve como recibo para el departamento de almacenamiento, y la tercera es un aviso al departamento de contabilidad para distribución de costos.

Los análisis del control interno aplicables a las cuentas por pagar pueden extenderse lógicamente a todo el ciclo de compras o de adquisiciones. En un sistema efectivo de...