Control De Gastos Generales Y Gastos Administrativos

CONTROL DE GASTOS GENERALES Y GASTOS ADMINISTRATIVOS
Gastos
A cualquier empresa –industrial, comercial o de prestación de servicios para funcionar normalmente le resulta ineludible adquirir ciertos bienes y servicios como son: mano de obra, energía eléctrica, teléfono, etc.
La empresa realiza un gasto cuando obtiene una contraprestación real del exterior, es decir, cuando percibe alguno deestos bienes o servicios. Así, incurre en un gasto cuando disfruta de la mano de obra de sus trabajadores, cuando utiliza el suministro eléctrico para mantener operativas sus instalaciones, etc.
Por lo tanto, la realización de un gasto por parte de la empresa lleva de la mano una disminución del patrimonio empresarial. Al percibir la contraprestación real, que generalmente no integra supatrimonio, paga o aplaza su pago, minorando su tesorería o contrayendo una obligación de pago, que integrará el pasivo.
Como controlar los gastos
Los gerentes deben mirar la planificación y el control de gastos como acciones necesarias para mantener niveles razonables de gastos, en apoyo a los objetivos y los programas planificados de la empresa. La planificación de los gastos no debe enfocarse a ladisminución de los mismos, sino más bien a un mejor aprovechamiento de los recursos limitados. Vistos bajo esta perspectiva, la planificación y el control de los gastos pueden resultar bien sea en mayores o en menores desembolsos. La planificación y el control de gastos deben concentrarse sobre la relación entre los desembolsos y los beneficios derivados de esos desembolsos. Los beneficiosdeseados deben verse como metas y por consiguiente, deben planificarse suficientes recursos para apoyar las actividades operacionales que sean esenciales para su logro.
Algunas compañías recortan los gastos sin considerar los efectos sobre los beneficios. Otras no comprometen suficientes recursos en el mantenimiento de activos tales como el equipo y los edificios. Inevitablemente, tales decisiones decorto alcance, si bien reducen en forma temporal los gastos, pronto originan mayores costos debido a las descomposturas, máquinas ineficientes, empleados frustrados, tolerancias de máquinas defectuosas, elevados costos de reparaciones y cortas vidas de los activos.
En una empresa cada departamento debe llevar un control de los gastos ya sea de planilla, luz, agua, teléfono, reduciendo así loscostos de la empresa.

Mantener el control mensual de los egresos mediante informes que detallen los pagos realizados
es importante comparar mes a mes el comportamiento de cada ítem de gasto y costo, eso permite detectar un aumento desmedido, investigar la razón y tomar las medidas correctivas para que no continúe.

Por esto es importante tener un presupuesto, allí el propietario o gerentegeneral indica el gasto que aprueba para el mes y/o el
Como controlar los gastos generales
Análisis de Tendencia: Revisar comparativamente los gastos versus meses o períodos anteriores y poner atención sobre aquellos que experimentan variaciones importantes, tanto en incremento como en disminución.
Justificación: Hacer el ejercicio de presupuesto base cero con los gastos y solicitar a cada área ydepartamento que “justifique” cada gasto a realizar y que explique o detalle sobre los gastos ya ocurridos. Pregunte ¿es necesario este gasto? ¿Se puede reducir? ¿Se puede posponer?
Presupuesto: En estos tiempos de crisis, es importante establecer el presupuesto de gastos e irlo monitoreando mes a mes, evaluando sus desviaciones. El hecho de contar con un presupuesto no obliga a gastar, sipodemos evitar o posponer los gastos hay que motivar a hacerlo.
Seguimiento: Para controlar los gastos es importante el seguimiento el cual consiste en monitorear los rubros claves en forma semanal o mensual. Analizar las desviaciones y tomar las medidas correspondientes.
Concientizar: Reducir o recortar gastos es difícil, pero hay que concientizar a las gerencias y también al resto del personal que...
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