Control interno de compras

CONTROL INTERNO DE COMPRAS

OBJETIVO:
El control interno del departamento de compras servirá como un plan de organización entre el sistema de contabilidad, funciones de empleados y procedimientoscoordinados que tienen por objeto obtener información segura, oportuna y confiable, así como promover la eficiencia de operaciones de adquisición o compra.

AUTORIZACIÒN
• Solo el personalautorizado podrá iniciar las solicitudes de compra.

• Cada solicitud será firmada por un supervisor quien tiene responsabilidad presupuestaria para el tipo de erogación.

• El departamento de comprastiene la autoridad de expedir órdenes de compra.

• El departamento de compras se cerciorará de cuál es la mejor fuente de abastecimiento y en relación a los artículos importantes será necesariopedir diversas cotizaciones.

DOCUMENTACIÒN
Los documentos clave al ordenar bienes y servicios lo serán la requisición y orden de compra.
• La requisición especificará los artículos deseados y esautorizada por el supervisor del departamento de origen.

• Las requisiciones podrán ser prenumeradas.

• Las órdenes de compras son formuladas en el departamento de compras.
• Las órdenes de compradeberán contener una descripción precisa de los artículos y servicios y deseados, cantidades, precios y nombre y domicilio del proveedor.

• Las órdenes de compra deberán estar prenumeradas yfirmadas por un agente de compras autorizado.

• La orden de compra debe ser enviada al proveedor y las copias deberán ser distribuidas internamente al departamento de recepción y al departamento quehizo la solicitud.

• En la copia que se remite al departamento de recepción, por lo general se omite la información respecto a cantidades ordenadas, de manera que los empleados de recepción cuentencuidadosamente los artículos recibidos.

• Los informes de recepción deberán estar prenumerados para proporcionar la documentación de bienes y servicios recibidos, y deberán tener una firma...