Control Presupuestario

I. Introducción:


La definición de un sistema presupuestario tiene en las organizaciones un doble propósito. Por un lado constituye una herramienta formidable para el planeamiento, al asignar recursos materiales y financieros a diferentes actividades organizativas futuras. Por el otro, es también un dispositivo de control, pues permite la comparación con lo realmente ocurrido para asídetectar diferencias; positivas o negativas; conocer sus causas; determinar los responsables de los desvíos; y tomar las acciones correctivas necesarias.
De este último aspecto, el control, trata la presente publicación.
La tipología de control mas utilizada en este tema, siguiendo a Robbins y Coulter (2001), es aquella que clasifica a los controles según el momento en que se llevan acabo en relación a la acción. Según esta tipología los controles se clasifican en: anteriores, concurrentes o posteriores.
El control es anterior cuando se realiza previamente a la realización de la acción, con el objetivo de minimizar desvíos o, más aún, evitarlos. Forman parte de este tipo los controles preventivos tendientes a minimizar desperfectos en las maquinarias, los controlesadministrativos dirigidos a evitar diferencias de caja. Los controles concurrentes son aquellos concomitantes a la acción, como por ejemplo los controles desarrollados por los programas informáticos que detectan desvíos en tiempo real, la supervisión directa que ejerce un superior sobre la labor del subordinado mientras se está ejecutando la tarea. Por último, el control posterior es aquel efectuado expost a la acción, con el fin de detectar diferencias cuando estas ya han acontecido, por ejemplo los procesos de auditoría tradicionales, el control de inventarios, y precisamente el eje de esta publicación: el control presupuestario.
A partir de la formulación del presupuesto, continúa luego determinado periodo de tiempo en que se han de producir resultados reales, a esta etapa se ladenomina “ejecución presupuestaria”. Con la comparación entre los estados presupuestados y los estados reales derivados de esa ejecución presupuestaria, se determinarán variaciones favorables o desfavorables que pueden ser indicadores de una adecuada o inadecuada actuación.
De igual forma que en la elaboración del presupuesto, el análisis de las variaciones debe estar vinculado con losobjetivos, estrategias, políticas internas y externas, y estructura organizativa de la empresa.
A partir del cálculo de las desviaciones se determinarán las causas, endógenas o exógenas, y se tomarán las oportunas acciones correctivas.
Las causas endógenas obedecen a variables de la propia organización y en general son de carácter controlable (política de compras, uso de recursos, nivel deeficacia administrativa, etc.).
Las causas exógenas responden a cambios en las variables del ambiente general o específico y asumen la característica de ser no controlables por los organismos de decisión de la empresa (inflación, tasa de interés, políticas económicas, etc.).
Detectados los desvíos, estos darán lugar, en una administración eficaz, a la toma de acciones correctivas. SegúnRobbins y Coulter, estas acciones pueden estar orientadas a corregir los resultados emergentes, en este caso se habla de “acción correctiva inmediata”, o pueden estar dirigidas a la indagación de las causas primeras que provocaron tal diferencia, esta es la “acción correctiva básica”. En algunos casos los desvíos detectados no son consecuencia de la ejecución presupuestaria ineficaz sino de unaincorrecta fijación de metas, en este caso el objeto de corrección ya no es el rendimiento real, sino las metas presupuestarias.










II. Control Presupuestario.

Es un proceso que permite evaluar la actuación y el rendimiento o resultado obtenido en cada centro; para ello se establecen las comparaciones entre las realizaciones y los objetivos iniciales recogidos en...