Control registro

UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE SAN LUIS POTOSÍ PROCEDIMIENTO
CONTROL DE REGISTROS

CÓDIGO DIG-GEC-PRC-02 FECHA DE REVISIÓN 14/11/08

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PROCEDIMIENTO CONTROL DE REGISTROS

Responsable
Nombre Puesto L.A. CLAUDIA CHAVEZ COODINADOR DE DOCUMENTACIÓN

Revisó
L.A. JOSÉ CRUZ LUNA L. JEFE DEL DEPTO. DE MANTENIMIENTO AL SGC

Aprobó
MRI JOSÉ ALFREDO ALONSO DIRECTORINSTITUCIONAL DE GESTIÓN DE CALIDAD

Firma

DOCUMENTO CONTROLADO POR EL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD PROHIBIDA SU REPRODUCCIÓN PARCIAL O TOTAL. CONSULTA EN LA RED O EN EL CENTRO DE DOCUMENTACIÓN

ESTA VERSIÓN ES VIGENTE SI SE

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1. Objetivo Definir los lineamientos para la identificación, almacenamiento, protección, recuperación, tiempo de retención y la disposición de los registros del Sistema Integral de Calidad de la UASLP.

2. Alcance Aplica a todos los registros del generados en el Sistema Integral de Calidad de la UASLP.

3. Responsables Coordinador de Documentación Jefe del Depto. de Mantenimiento alSistema de Gestión de Calidad Equipo Coordinador de Calidad

4. Definiciones Registro Legibilidad Identificación Almacenamiento Protección Recuperación Tiempo de Retención Documento que proporciona resultados conseguidos o proveen evidencia de las actividades efectuadas. Que pueda leerse la información contenida en el registro. Nombre y/o código con el que se reconoce a cada registro (formato).Lugar, dispositivo y / o equipo Registro. donde se encuentra físicamente el

Asegurar la integridad de los registros durante todo su periodo útil. Facilidad de acceso a los registros y a la información contenida en ellos, tomando en cuenta su localización y su clasificación. Período de tiempo en que se tendrán los registros dentro de un archivo en papel o medio electrónico, ya sea el establecidopor la ley o el establecido por la organización de acuerdo a su necesidades de operación. Destino final de los registros. Guarda permanente o eliminación. Es el tiempo de retención de un registro que se requiere archivar en forma permanente.

Disposición Vigente

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5. Desarrollo Actividad 1. Legibilidad Descripción de la actividad Para asegurar que los registros son legibles (claros, completos y entendibles para la lectura) losregistros (formatos) se imprimen en papel o se generan en medios electrónicos. El personal responsable de la elaboración de procedimientos o manuales, al generar o modificar un registro asociado a los mismos, lo identifica mediante las siguientes opciones: A). Nombre y Código (de acuerdo a la Guía para la Elaboración de Documentación). B). Nombre . El Coordinador de Calidad de cada División concentraen el Control de Registros de Calidad (DIG-GEC-FRM-04) el total de los registros generados. Cuando un formato sufra alguna modificación, el responsable comunicará el cambio al Coordinador de Calidad de cada División quien registrará la modificación en el Control de Cambios de Formatos DIGGEC-FRM-24, el responsable pasará copia del formato actualizado a los usuarios correspondientes y alCoordinador de Calidad para actualizar el Manual Operativo. 3. Almacenamiento Los registros son contenidos en los dispositivos y equipos que se requieran como son carpetas, archiveros, disquetes, CD´s, zip, disco duro, servidor y cualquiera otro dispositivo que se requiera de acuerdo a la tecnología utilizada. Los registros en papel se mantienen en áreas de almacenamiento como gavetas, archiveros,...