Control

Funciones de la Administración: CONTROL

La función administrativa del control es la medición y la corrección del desempeño con el fin de asegurar que se cumplan los objetivos de la empresa y los planes diseñados para alcanzarlos. La planeación y el control están estrechamente relacionados. De hecho, algunos autores piensan que estas funciones no se pueden separar. Sin embargo, es aconsejablesepararlas desde un punto de vista conceptual . A pesar de ello, la planeación y el control se puede considerar como las hojas de unas tijeras: éstas no pueden funcionar a menos que existan las dos. El control no es posible sin objetivos y planes, debido a que el desempeño se debe medir con criterios establecidos.
El control es la función de todo administrador, desde el presidente hasta lossupervisores. Algunos administradores, en especial en los niveles inferiores, olvidan que la responsabilidad principal del ejercicio del control compete a todos los que tienen a su cargo la ejecución de planes. Aunque el alcance del control varia según los administradores, todos ellos, en todos los niveles, tiene responsabilidad sobre la ejecución de los planes y, por consiguiente, los controles unafunción administrativa básica en todas las áreas.

El PROCESO BÁSICO DE CONTROL

Las técnicas y los sistemas de control son fundamentales para el adecuado desarrollo de los procedimientos de la oficina, la moral, la calidad del producto, etc. El proceso básico de control, sin importar dónde se encuentra ni lo que controle, comprende tres pasos: 1 )establecer estándares, 2)medir el desempeñocon estos estándares y 3) corregir las variaciones de los estándares y los planes.

1-Establecimiento de estándares.

Debido a que los planes son los puntos de referencia con respecto a los cuales los administradores establecen los controles, el primer paso lógico en el proceso de control seria elaborar planes. Sin embargo, debido a que éstos varían en detalle y complejidad, y puesto que losadministradores por lo general no pueden vigilarlo todo, se fijan estándares especiales. Por definición, los estándares son simples criterios de desempeño. Se trata de puntos seleccionados en todo un programa de planeación en los que se realizan mediciones del desempeño para que los administradores puedan conocer cómo van las cosas, de tal forma que no necesiten supervisar cada paso en laejecución de los planes. Hay muchas clases de estándares. Entre los mejores se encuentran las metas u objetivos verificables.

2-Medición del desempeño

Aunque este tipo de medición no siempre resulta práctico, la medición del desempeño con los estándares debería hacerse, idealmente, en forma anticipada, con el fin de que las desviaciones se detecten antes de que ocurran y se eviten mediante lasacciones apropiadas. El administrador atento y provisor en ocasiones puede predecir probables desviaciones de los estándares. Sin embargo, si no cuenta con esta capacidad, las desviaciones se deben descubrir los mas pronto posible.

Si los estándares se establecen en forma apropiada y se encuentran con medios para determinar con exactitud que hacen los subordinados, la evaluación del desempeñoreal o esperado es sencilla, pero hay muchas actividades para las que resulta difícil elaborar estándares precisos y muchas otras que son difíciles de medir. Podría ser bastante sencillo establecer estándares de horas de trabajo para la producción de un artículo que se fabrica en gran escala e igualmente sencillo medir el desempeño con estos estándares, pero si el artículo se produce por pedido laevaluación del desempeño puede convertirse en una ardua tarea debido a lo difícil que es establecer criterios para ello.

3-Corrección de las desviaciones

Los estándares deben reflejar los diversos puestos en la estructura organizacional. Si el desempeño se mide dé acuerdo con ello, es más fácil corregir las desviaciones. Los administradores saben exactamente dónde se tienen que aplicar las...