controles internos para cada área de la organizacion

CONTROLES INTERNOS PARA EL ÁREA DE CAJA
(RECEPCIÓN)
1. Las funciones de custodia y manejo del efectivo deben ser ejecutadas por
personas independientes de las que realizan las funciones de revisión, registro y
control del mismo.
2. Todos los ingresos de efectivo deben hacerse constar en un recibo de ingreso, el
cual debe ser firmado y sellado por el cajero.
3. Los recibos de ingreso debenser prenumerados de imprenta y expedidos en
secuencia numérica.
4. La secuencia numérica en el uso de los recibos de ingresos debe ser controlada
por un empleado independiente de quienes manejan el efectivo.
5. Todos los ingresos deben ser depositados íntegramente a más tardar el siguiente
día laborable. El cajero debe anexar el volante del depósito al recibo de ingreso
correspondiente ydebe quedarse con una fotocopia del depósito.
6. Un empleado independiente debe verificar la coincidencia del total del efectivo
recibido y el total del depósito de cada día. Además que el volante de depósito
tenga estampado el sello fechador del banco.
7. Los ingresos y depósitos deben ser registrados por una persona independiente de
las labores de manejo del efectivo ingresado.
8. El cajerodebe llenar diariamente un formulario de recepción del efectivo donde
conste el número del recibo, fecha y monto recibido.
9. Es responsabilidad del incumbente de mayor jerarquía, el encargado del área
financiera y del auditor interno velar por el cumplimiento de estos controles.

CONTROLES INTERNOS ÁREA DE BANCO (DESEMBOLSOS)
1. Deben aperturarse cuentas corrientes a nombre de lainstitución en el Banco de
Reservas debidamente autorizadas por la Contraloría General de la República.
2. Los cheques deben ser firmados por el incumbente de mayor jerarquía y otro
funcionario autorizado de manera oficial.
3. Todos los pagos realizados en la institución de monto mayores al 10% del total del
fondo de caja chica, se efectuarán mediante la emisión de cheques.
4. Los cheques deben serprenumerados y expedidos en secuencia numérica.
5. Los cheques expedidos deben ser solicitados previamente y ésta solicitud debe ser
aprobada por el incumbente de mayor jerarquía.
6. Las personas que firman los cheques deben asegurarse de que exista provisión
suficiente de fondos para cubrir el mismo, antes de firmarlos.
7. Las firmas de las personas autorizadas a firmar cheques, deben tener laautorización de la Contraloría General de la República, previo a su envío al banco.
8. Las firmas de las personas autorizadas a firmar cheques deben ser canceladas y
notificadas al banco a través de la Contraloría General de la República.
9. Bajo ninguna circunstancia se deben firmar cheques en blanco.
10. Al presentar un cheque a la firma, al mismo deberá anexarse toda la documentaciónjustificativa del pago y las personas que los firman deben asegurarse de que la
misma es correcta y completa.
11. Las personas que firman los cheques deberán asegurarse de que los mismos estén
correctamente confeccionados en lo que se refiere a número, cantidad, valor,
beneficiario y concepto.
12. Los cheques deben confeccionarse con copias, y a la copia que avala el registro
contable deberáanexársela la documentación correspondiente.
13. La documentación justificativa de los pagos deberá ser cancelada con un sello con
la inscripción “pagado”, en el cual se indique el número y a la fecha del cheque,
para prevenir duplicidad de pagos o utilización irregular de dicha documentación.
14. La custodia de los cheques expedidos pendientes de entrega, debe ser
supervisada por la oficina deTesorería y en su defecto por el cajero pagador, quién
mantendrá registro de dichos cheques.

15. Los cheques expedidos deberán ser registrados oportunamente en los libros de
contabilidad de la institución por personal independiente a su confección,
aprobación, custodia, etc.
16. No deben expedirse cheques al portador.
17. Los cheques expedidos a nombre de cajeros, pagadores, bancos y...