Coordinaci N En La Preparaci N Del Presupuesto

Coordinación en la Preparación del Presupuesto

Decir que un presupuesto tuvo éxito, o que fue bien elaborado, no necesariamente significa que los resultados logrados hayan sido idénticos a los presupuestados, sino que se tuvo una mejoría en la empresa logrando una mayor eficiencia en la operación.

Para que los presupuestos logren su cometido, las personas encargadas de su elaboración debenbasarse en ciertos requisitos como:

1) Conocimiento de la Empresa.
Es muy importante que se tenga un conocimiento amplio de la empresa en cuanto a sus objetivos, políticas y organización, ya que si no se elaboran de acuerdo a las características principales, no tienen razón de ser y no servirán de nada. El contenido y forma de los presupuestos, por lo tanto, va a variar de una empresa a otra.

Encuanto a lo que se refiere a la organización, es importante que exista un organigrama general y otro por cada departamento para definir claramente las áreas de responsabilidad y las líneas de autoridad, pues en la elaboración del presupuesto intervendrán los gerentes de cada área así como los subordinados.

2) Total apoyo de la alta gerencia.
Es muy importante el apoyo que se tenga por parte de losdirectivos en la implantación del presupuesto, pues es indispensable para su buena realización y desarrollo. Esto hace que el presupuesto se convierta en un plan de acción operativa y un patrón de control comparando lo presupuestado contra lo real.

3) Exposición del plan o política.
Una vez que se han definido claramente los criterios de los directivos respecto al plan, es necesario que se dé aconocer en forma clara y concreta por medio de manuales o instructivos. Esto tiene como fin informar el trabajo y coordinar las funciones de las personas que intervienen en la elaboración del presupuesto. En dichos métodos también se incluirá el período que abarcará el presupuesto, las formas que se usarán con instrucciones para saber cómo llenarlas, y toda la información necesaria.

Es muyimportante que las personas que intervienen en la elaboración del presupuesto estén de acuerdo con ello y conozcan bien cuál será su labor para que sea más fácil el trabajo. En algunas empresas puede existir la necesidad de capacitar al personal de nivel gerencial para obtener mejores resultados.



4) Coordinación para la ejecución del plan o política.
Para que cada uno de los presupuestos de losdiferentes departamentos de una empresa formen parte del presupuesto general y éste sea como una unidad, es necesario la presencia de una persona que actúe como coordinador de todos los departamentos que intervienen en el plan; a esta persona se le puede denominar Director del Presupuesto.

Lógicamente, esta responsabilidad debe recaer en manos de un funcionario con preparación técnica y con unconocimiento amplio de la compañía en cuanto a su organización y aspecto financiero, así como del sistema contable de la entidad, tomando en cuenta el tamaño de la empresa y las necesidades de ésta, porque, como ya vimos antes, el Director del Presupuesto va a ver la empresa de manera global, como un todo.

Es común que el más indicado para fungir como director del presupuesto sea el Contralor, o en sucaso el Gerente de Finanzas, porque tienen conocimientos generales de todos los departamentos que integran a la empresa; además de que, gracias a su preparación como Contador, cuentan con los conocimientos técnicos apropiados, y enriquecidos por la experiencia del ejercicio de su profesión en la industria y el comercio puede llegar a tomar decisiones generales, además de que existen empresas en lasque varios jefes de departamento le reportan, y él a su vez le reporta al Director General.

Cuando no existen ninguno de éstos puestos en la compañía, el Director del Presupuesto debiera ser el Gerente Administrativo, el tesorero o, si la empresa es muy pequeña, el director de la misma.

Para sincronizar las actividades de cada departamento se elaborará un calendario en el cual se indiquen las...