Correspondencia y control de gestion




ESCUELA NACIONAL DE BIBLIOTECONOMÍA Y ARCHIVONOMÍA




ALUMNO: RAMÓN ELOY MATEOS GALLEGOS




MATRICULA: 13MAA2401




MATERIA: INTRODUCCION A LA ARCHIVONOMÍA




TRABAJO: CICLO VITAL DEL DOCUMENTO




ACTIVIDAD: NÚMERO 3




FECHA DE ENTREGA: 14 DE OCTUBRE DE 2013






CICLO VITAL DEL DOCUMENTO

Comúnmente conocido como ciclo de vida de undocumento es la denominación que se le da a las distintas fases o etapas por las que va pasando el documento, desde su creación a su eliminación o selección para su custodia permanente. El ciclo de vida de un documento comparte tres etapas sucesivas: elaboración, conservación y eliminación.
Elaboración: el documento es creado después transmitido a uno o varios destinatarios para pareceres. Es validadoluego por una persona que tiene autoridad para hacerlo y ya no podrá, desde entonces, ser modificado, si este no es con el acuerdo de esta persona.
Conservación: el documento validado es transmitido en la entidad encargada de conservarlo tanto tiempo como lo prescriben las reglas y normas vigentes (externas tales que la reglamentación, internas tales como referentes de archivage y los planes decalificación). Esta entidad puede tomar la forma de un sistema electrónico. Durante toda esta fase, el documento es conservado en condiciones tales que no solo es siempre visible e inteligible, pero que queda también creíble y fiable, es decir que se no puede sospecharlo de haber sido alterado o falsificado.
Eliminación: la etapa final puede ser la destrucción del documento, si éste no es más útily si la ley lo permite. Ella puede ser también un cambio de estatus, entrenando el mantenimiento en vida del documento, pero para otras razones que las que habían entrenado su creación y por otra entidad que la que era cargada de conservarlo; es por ejemplo el caso de todos los documentos que son conservados únicamente como testimonio histórico.
La archivística se basa en uno de los principiosteóricos concebido después de la segunda guerra mundial, “el ciclo vital del documento” mismo que tiene su origen en los Estados Unidos, surge en la búsqueda de una metodología de regulación y normalización de la explosión documental, dada por el crecimiento de la Administración Pública y las nuevas técnicas de producción y como parte de la gestión documental. El historiador “Wyffels en 1972, planteóla teoría de las tres edades de los documentos, que daría lugar a diferentes categorías de archivos. Dicha teoría está en relación con la idea y realidad de que los documentos no son algo muerto o inactivo, sino que tienen una vida propia, este ciclo vital, como otros, contempla después del nacimiento, crecimiento, decrecimiento y muerte.” En la década de los 80´s, México adopta esta teoría yestablece que el documento atraviesa durante su existencia por tres fases establecidas por su valor y uso que tiene. Así a cada fase le corresponde un procedimiento especializado y se resguarda en un archivo específico, en efecto, esta teoría indica que un documento pasa por una serie de fases en las cuales se realizan diferentes técnicas archivísticas que determina su resguardo en un tipo dearchivo. La fase activa corresponde al archivo de trámite y tiene valores documentales primarios administrativo, fiscal, legal y contable, mismos que conservan durante la fase semiactiva en el archivo de concentración en donde se realiza una valoración documental para determinar su estancia en la fase semiactiva que corresponde al archivo histórico y cuyos valores son evidencial, testimonial einformativo.









FASE SEMIACTIVA





FASE ACTIVA FASE INACTIVA











COMO SE RELACIONA EL CICLO VITAL CON LOS ARCHIVOS ADMINISTRATIVOS.

De las tres fases anteriores se deduce perfectamente que en la...