Cuestionario En Auditoria

CUESTIONARIOS
Los cuestionarios representan un recurso idóneo para captar datos en todos los rincones de la organización y en todas sus versiones, ámbitos y niveles, toda vez que permiten no sólo recopilarlos, sino percibir el medio ambiente, la cultura organizacional predominante y el nivel de calidad del trabajo en función de su personal.
En atención al nivel de desagregación de las preguntaspor área y rubro específico, posibilitan la selección de las variables que en cada caso requiere una organización, de acuerdo con su naturaleza, giro objeto y grado de evolución alcanzado.
Su contenido es susceptible de adaptarse o ampliarse, considerando las condiciones de operación de cada instancia, ya sea pública, privada o social, así como de los resultados esperados.

Elementos deDiseño
Su diseño ha sido preparado tomando en cuenta tanto aspectos conceptuales como son aspectos prácticos, para que su cobertura sea viable de instrumentarse y de redituar un nivel integrado de respuesta.
Es necesario que en el esbozo de los cuestionarios se efectúen los siguientes pasos:
1. Realizar un recuento de la documentación descriptiva, archivos, estudios y datos estadísticosexistentes, para ubicar el contexto de análisis en la determinación de las preguntas.
2. Llevar a cabo una observación directa para validar el orden y la secuencia a seguir.
3. Someter las propuestas de cuestionario a un proceso de control y evaluación conocido como prueba previa o pre-test.

Cabe señalar que, en todo momento, la secuencia para recopilar los datos deberá seguirse a los pasos enla metodología pues así se garantiza la fluidez, homogeneidad y precisión, que rigurosamente debe prevalecer en el levantamiento de los datos.
La captación de datos vía entrevista dirigida debe considerar las tres categorías de respuesta comunes a las preguntas:
* Cuando una pregunta, según las instrucciones, no se debe aplicar por el área de adscripción o por el puesto del entrevistado.* Cuando se hizo la pregunta, pero el entrevistado no quiso responder o no supo la respuesta.
* Cuando no se hace la pregunta porque el entrevistador no lo estima conveniente.

Para la construcción del cuestionario se deben precisar los campos de distribución básicos tales como:
* El espacio correspondiente para los datos e registro de la entrevista como ubicación, o adscripción de losentrevistados, información del área, responsable de la aplicación, así como la fecha y duración de la aplicación.
* Las instrucciones explicadas de manera sencilla y concisa.
* Las preguntas o ítems.
* El espacio parra las respuestas.
* El espacio para consignar las observaciones generales.

Criterios de Apoyo.
Forma
Para crear un clima propicio e infundir confianza en lapersona a la que se aplica un cuestionario, es necesario que el responsable se presente y explique el objetivo que se persigue, además debe aclarar cualquier duda y contestar las preguntas de su interlocutor. Una vez que se ha establecido la comunicación, es necesario iniciar la captación con preguntas introductorias para atraer la atención del entrevistado.

Este tipo de cuestionamiento debe incluirpreguntas filtro para ubicar el contexto de los puntos clave y del entrevistado. Para finalizar, es recomendable utilizar preguntas accesibles y cada vez menos incisivas, con lo que se puede mantener de principio a fin la atmósfera de cordialidad entre las partes.

Fondo
La integración del cuestionario tiene que contemplar la posición del entrevistado en la estructura organizacional, ya que lanaturaleza de las respuestas varía de conformidad con el nivel de responsabilidad o grado de dominio de los temas bajo análisis. Además, quien aplique el cuestionario tiene que estar concentrado en las actitudes y forma de responder a las preguntas.

Es conveniente destacar que el trasfondo de las preguntas influye en el manejo de supuestos, que no siempre afloran con facilidad. Asimismo,...