Curso de office

CONSULTAS AVANZADAS
En realidad, los datos existen para poder consultarlos; optimizar esa tarea es el objetivo del presente capítulo. Por eso, no hay que dejar de leer cómo obtener totales, actualizar datos, eliminarlos, etc.; todo en base a criterios y a distintos parámetros. Consultas avanzadas 4 Hacer cálculos dentro de las Consultas Cálculos más complejos . . . . . . . . . . . . Liquidaciónde sueldos . . . . . . . . . . . . Consultas de parámetros . . . . . . . . . . . Operaciones con fechas . . . . . . . . . . . . El generador de expresiones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . .101 .106 .109 .118 .120 .126

Capítulo

4

Hacer cálculos dentro de las Consultas

Hacer cálculos dentro de las Consultas
Agrupar como primera medida
Si deseamos obtener el total de clientes que tenemos por localidad, la cantidad de compras que han hecho o la suma total de ventas de cada vendedor, primero debemos agruparlos. Tal como se mencionó en el capítulo anterior, laidea de agrupar es no mostrar los valores que estén repetidos dentro de un mismo campo. Pero el hecho de que Access no los muestre no significa que no cuente cuántas veces aparecía ese mismo valor. En principio, agrupar por sí solo no tiene mucho sentido, pero sí se tornará realmente práctico cuando se agregue algún campo que calcule cuántas veces aparecían las mismas localidades o el mismovendedor. Para lograrlo, en primer lugar se debe crear una consulta común y corriente, donde las tablas a incluir dependerán de lo que se desee obtener como resultado. Por ejemplo, si queremos saber cuántos clientes tenemos en cada localidad, deberemos agregar únicamente esta tabla al diseño. En cambio, si lo que deseamos conocer es cuántas veces ha venido a comprar cada uno de los clientes,necesitaremos agregar dos (Clientes y Ventas), aunque después solamente se utilice un campo (Nombre y Apellido). Llevando a la práctica el primer caso, una vez pasado a la cuadrícula el campo Localidad se debe presionar el botón Totales de la Barra de Herramientas. Al principio el resultado no será gran cosa: sólo mostrará sin repetir las diferentes localidades que hay en la tabla, pero no dirá cuántosclientes tiene en cada una. Es que todavía falta agregar un campo muy especial.

Figura 1. El resultado de la consulta aún es pobre, pero quedará mucho mejor cuando, con un campo calculado, indique la cantidad de clientes existentes en cada localidad.
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Consultas avanzadas

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ACCESS 2000 AL MÁXIMO

TRUCOS

VENTAJAS ACCESS 2000
Una posibilidad interesante que surge de efectuarconsultas con cálculos es que los resultados se pueden pasar a Excel con el fin de generar un gráfico. Si bien dentro de Access pueden crearse formularios e informes gráficos, el programa ideal para ello sigue siendo Excel, que resulta más práctico a la hora de manipularlos y darles un formato mejorado. Es simple: sólo se deben seleccionar y copiar los datos al momento de ver el resultado de la consulta.Por último, hay que entrar a Excel y pegarlos en cualquier parte de la planilla. El gráfico se debe crear como cualquier otro dentro de ese programa; la ventaja es que ya se tendrá resumida la información.

Los campos calculados
Un campo de este tipo es aquél que no existe en la tabla y que se crea sólo temporalmente dentro de una columna en la consulta para realizar algún tipo de operaciónmatemática. Por ejemplo, podría utilizarse uno para sumar lo recaudado por un vendedor, calcularle una comisión del 10 por ciento sobre ese valor o, como mencionábamos hasta ahora, contar cuántos clientes hay en cada localidad. Continuando con el diseño de la consulta anterior, se debe agregar a la cuadrícula QBE un campo al lado de Localidad, pero la diferencia es que no hay que obtenerlo de la...