Definiciones De Sistema De Contabilidad

Definiciones de Sistema de Contabilidad.

Sistema de contabilidad es una estructura organizada mediante la cual se recogen las informaciones de una empresa como resultado de sus operaciones, valiéndose de recursos como formularios, reportes, libros etc. y que presentados a la gerencia le permitirán a la misma tomar decisiones financieras.

Un sistema de contabilidad no es más que normas, pautas,procedimientos etc.  para controlar las operaciones y suministrar información financiera de una empresa, por medio de la organización, clasificación y cuantificación de las informaciones administrativas y financieras que se nos suministre.

Para que un sistema de contabilidad funcione eficientemente es preciso que su estructura-configuración cumpla con los objetivos trazados.  Esta red deprocedimientos debe estar tan íntimamente ligada que integre de tal manera el esquema general de la empresa que pueda ser posible realizar cualquier actividad importante de la misma.

PROCEDIMIENTOS PARA INSTALAR UN SISTEMA DE CONTABILIDAD

1-   Tener conocimiento de la empresa (por medio de entrevistas, visitas, etc.)
2-   Preparar una lista de chequeo.
3-   Elaborar informes.
4-   Preparar Catalogo deCuentas y Manual de Procedimiento
5-   Diseñar formularios para todas las operaciones.
6-   Diseñar reportes
7-   Preparar los libros. Balance inicial

Lista de chequeo: es un formulario que posee todos los datos de una empresa relativos a: su razón social, ubicación física, actividad comercial/industrial, cantidad de empleados, equipos, capital, datos generales, etc.  Es suministrada por lapersona que va a instalar el sistema de contabilidad.

Informes: expresan la situación de la empresa.  Estos están integrados por:
1-   El Balance General
2-   Estado de G y P

También pueden existir informes adicionales a criterio de la gerencia como son:
1-   Estado de Costo Estimado
2-   Estadísticas de ventas, etc.

La gerencia los utiliza para evaluar su actuación y determinar su posiciónfinanciera cada mes.  Presentan cifras mensuales y acumuladas durante un ejercicio.

Cualidades.
  Presenta propuestas para el buen funcionamiento de la empresa.

  Contiene los parámetros de una buena comunicación: claridad, coherencia, estratificación, etc.

Catalogo de Cuentas: contiene todas las cuentas que se estima serán necesarias al momento de instalar un sistema de contabilidad.  Debe contenerla suficiente flexibilidad para ir incorporando las cuentas que en el futuro deberán agregarse al sistema.

Objetivos.

  Permitir que distintos empleados puedan mantener registros coherentes con la implementación de un catalogo de cuenta similar.

  Facilitar el trabajo contable sobre todo cuando se trata de consolidad cifras financieras.

  Facilitar y satisfacer la necesidad de registrodiario de las operaciones de una empresa o entidad.

Las cuentas en el catalogo deben estar numeradas.  La numeración se basa en el sistema métrico decimal.  Se comienza por asignar un número índice a cada grupo de cuentas tanto del Balance General como del estado de resultado, de la manera siguiente:

Balance General
1-   Activo
2-   Pasivo
3-   Capital

Estado de Resultado4-   Ingreso                       7- Otro ingresos
5-   Costos                        8- Otros egresos    
6-   Gastos

En las cuentas fundamentalmente se anotan las partidas débito y crédito para obtener un balance.

La codificación es considerada como una operación preliminar para la clasificación.

Manual de procedimiento: es la guía que explica como podemos utilizar el catalogo.  Nos indica cuales son las cuentas deudoras oacreedoras.

Formularios: son todas las formas impresas con la finalidad de recaudar información en las diferentes áreas de una empresa. Constituyen un elemento que siempre y cuando esté autorizado (firmado) podrá servir como comprobante para garantizar una operación.

Los comprobantes son formularios que cumplen una destacada misión en el mecanismo funcional del régimen contable, como...