del numero 1

EXPORTANDO BASES DE DATOS DESDE ACCESS A EXCEL Y
FUNCIONES PARA ANÁLISIS DE DATOS
Crear una base de datos es un buen comienzo para administrar bien la
información que se tiene en una empresa; sin embargo existen otras funciones
que podrían servir para ir más allá del almacenamiento de datos. En este caso se
utilizarán algunas funciones de Excel para realizar unos de los más comunes
análisisde datos que se realizan en una empresa.

1. EXPORTANDO UNA BASE DE DATOS DESDE ACCESS

Cuando los datos de una empresa se encuentran almacenados en una base de
datos, lo que se debe hacer después es exportarlos a un formato en el cual se
puedan realizar cálculos y obtener resultados que le den uso a la información
adquirida. Para explicar y más adelante demostrar lo expuestoanteriormente, se
utilizará la base de datos de Microsoft Access de la Papelería de Don Nicolás para
exportar una de sus tablas a un formato de Microsoft Excel.

1.1 Ingresar a Microsoft Access 2010

Lo primero que se debe hacer es abrir el archivo de la base de datos.

El primer paso para realizar esta actividad es Abrir la base de datos Don Nicolás la
cual se ha venido estructurando en las unidadesanteriores.
Para acceder a esta base de datos siga los pasos indicados a continuación:

1.

Botón Inicio

2.

Clic en Todos los programas

3.

Clic Microsoft Office

4.

Clic en Microsoft Access 2010

Figura 1 Ingreso a Microsoft Access (Paso 1)

3
4

2

1

Luego de estos pasos ya estamos dentro de Access 2010 pero aun nos hace falta
abrir la base de datos.

Nosubicamos en la figura 2 para realizar el paso 5.

5.

Seleccionar la base de datos DonNicolas.accbd, y dar clic para ingresar al

ejemplo.

Figura 2 Ingreso a Microsoft Access (Paso 2)

5

Para este caso se exportará a Excel, la tabla VentaProducto, la cual contiene la
relación de ventas con productos vendidos. Cabe recordar que la tabla
VentaProducto tiene 2 atributos, IdVenta eIdProducto.

1.2 Exportación de datos

Pasos para realizar la exportación de datos:

A. Seleccionar Tabla VentaProducto

Figura 3 Exportar una tabla de Access (Paso 1)

A

B.

Identificar los atributos de la tabla

Figura 4 Exportar una tabla de Access (Paso 2)

B

C.

Para Exportar la tabla VentaProducto se debe hacer clic en la pestaña
“Datos Externos”

Figura 5 Exportaruna tabla de Access (Paso 3)

C

D. Ubicar el grupo “Exportar” y hacer clic en la opción Excel.
Figura 6. Exportar una tabla de Access (Paso 4)

Al dar clic en el botón Excel, aparecerá un cuadro de diálogo indicando en donde
exportar el archivo y con qué nombre exportarlo. Al terminar se da clic en aceptar.
Figura 7 Exportar una tabla de Access (Paso 5)

Al dar clic en el botón Aceptar,aparecerá un cuadro de diálogo indicando que el
proceso se ha realizado exitosamente. Al terminar se da clic en cerrar.
Figura 8 Exportar una tabla de Access (Paso 6)

Con el paso anterior queda finalizada la exportación de la tabla VentaProducto de
nuestra base de datos a Excel, recuerde que e l archivo quedará guardado en la
dirección que se ha especificado durante el proceso.

Alabrir el archivo VentaProducto.xlsx ser verá de la siguiente manera:
Figura 9 Base de datos Exportada en Excel

Cabe Recordar que la descripción que se identifica con los números de las ventas
(IdVenta) y los productos (IdProducto) se encuentran en las tablas Venta y
Producto.

Figura 10 Tabla productos base de datos Don Nicolás

2. Inducción para el manejo de Excel
Las siguientesactividades se realizarán con apoyo de Microsoft Excel, por ello se
realizará un pequeño repaso de Microsoft Excel, su ingreso y los contenidos de
cada una de sus pestañas. Para ingresar a Microsoft Excel, se debe dar clic
primero en el botón de Windows y luego dar clic en la opción “Todos los
programas”, luego buscar la carpeta “Microsoft Office” para finalmente elegir
Microsoft Excel 2010

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