deparmento de reservaciones de un hotel

DEPARTAMENTO DE RESERVACIONES EN UN HOTEL
Forma parte del Front Office, generalmente no se encuentra detrás del mostrador de Recepción sino que ocupa una oficina aparte. Ello se debe a que el sector tiene acceso de público que realiza personalmente sus reservaciones.
La cantidad de empleados afectados a ella está en relación con el volumen de reservas que maneja el hotel; siendo el principalobjetivo del área alcanzar el máximo nivel de ocupación mediante el aprovechamiento racional de la disponibilidad habitacinal.
El departamento de Reservas tiene como funciones básicas:
Atender el tratamiento de las reservas de alojamiento y su registro, brindar información; allanar consultas; confirmar, denegar y modificar reservas; ocuparse del registro de reservas provisorias, condicionales, degrupos, de pasajeros individuales, etc.
Emitir la información necesaria para el buen funcionamiento del departamento y de aquellos relacionados directamente con él (Recepción, Ama de Llaves, Alimentos y Bebidas).
Favorecer la coordinación interdepartamental a los efectos de una mejor prestación de servicios.

OBJETIVOS DEL DEPARTAMENTO
El Objetivo de este departamento es la renta dehabitaciones noche a noche, ya que nuestro producto espacio-tiempo, es lo que venderemos. Nuestra mercancía no es algo que pueda almacenarse, puesto que está sujeta a pérdida si no se renta hoy. Para un Hotel, un cuarto que no se rente será dinero que nunca se recupere. Por esta razón el hotel está obligado a rentar el mayor número de habitaciones, procurando que sean rentadas primero aquéllas cuyo preciosea mayor.
Las personas que trabajan en este departamento, deben estar conscientes de lo delicado de su labor y tomar en cuenta que es aquí donde se inicia el ciclo que bien podríamos llamarle de hospitalidad.
Ya que es el primer contacto que tiene el cliente con nuestro hotel, y éste puede ser en forma personal, por carta, teléfono, mail, web site, etc. También puede ser usando algúnintermediario, como agencia de viajes, asesoría de grupos y convenciones, oficinas gubernamentales, líneas aéreas (que son los más importantes proveedores), etc.
Ajenos a cualquier medio que el cliente desee emplear, siempre deberá encontrar en nosotros una respuesta amable, cortés, de confianza y de disponibilidad para solucionar cualquier tipo de problemas que pudiera tener.
Una vez establecido elcontacto, el siguiente paso es fungir como asesor e interpretar los deseos y necesidades de nuestros futuros huéspedes otorgándoles la reservación más adecuada.
Por la importancia que tiene este departamento dentro del contexto general del hotel, no puede darse el lujo de cometer errores o caer dentro de la improvisación, desorganización, descuidos u omisiones en el desempeño de todas y cada una delas funciones que ahí se llevan a cabo.
Todo el personal del departamento deberá hablar inglés.
El Gerente de Reservaciones es el encargado directo del departamento: su jefe inmediato es el Gerente de División de Cuartos, sus subordinados directos: sub-gerente de Reservaciones, reservacionistas, secretarias y archivistas.
FUNCIONES DEL GERENTE DE RESERVACIONES:
Llevará a cabo el recibimiento,registro, control, cambios, extensiones, notificaciones y cancelaciones de las reservaciones de los futuros huéspedes.
Controlará los depósitos a cuenta de reservaciones que reciba de los clientes.
Aplicará las políticas que le marquen las normas de la empresa, sin que por esta causa se deje de emplear el criterio que la experiencia le ha dado.
Comunicará a su jefe inmediato, cuáles son lasagencias de viajes y empresas que más convienen al Hotel.
Mantendrá al día el Cuadro de Disponibilidad también llamado Chart, así como el correcto control de los depósitos y garantías, ya que es ésta su principal función. Es necesario recalcar la importancia del chart, ya que gracias a él podremos determinar en cualquier momento la disponibilidad del hotel y aceptar o negar las reservaciones y aún...