Departamento De Cartera

2.1. LA ORGANIZACIÓN DEL DEPARTAMENTO DE CARTERA En toda estructura organizacional hay alguna descentralización de autoridad, ya que ninguna empresa puede sobrevivir si no se delega alguna autoridad. Pero, por otra parte, nada sobrevive con unta total y absoluta descentralización. Por eso lo vital es determinar el grado necesario de centralización o de descentralización.
2.2.1. Departamento decartera centralizado. Es aquel donde las oficinas centrales realizan todas las operaciones. No existen otras oficinas o sucursales y si existen no pueden tomar decisiones sin la previa autorización de la oficina principal o central
2.2.2. Departamento de cartera descentralizado. Es aquél donde las sucursales operan en forma independiente, razón por la cual realiza la totalidad de las funcionesrelativas a su actividad basadas en las políticas y en procedimientos de la Dirección Nacional de Cartera y bajo el lógico control de ésta.2.2.3. Ventajas de la descentralización Permite un mejor servicio al cliente, pues se facilita el trato directo y personal con éste. Por esta razón, cuando el número de clientes crece bastante, se debe descentralizar. Permite mejorar la eficiencia de la empresa,pues al tenerse un mejor conocimiento del diente, de sus cualidades y capacidad económica, en caso de dificultades en la recuperación de la cartera, se puede actuar en forma rápida y oportuna. Tanto en la concesión del crédito como en la gestión de cobranza se debe competir para ofrecer al cliente lo mejor y soto se puede competir en estos aspectos si se tiene un conocimiento de las prácticascomerciales de las regiones y la descentralización permite conocer estos factores. Se puede ejercer un mayor control de la cartera y de la cobranza a nivel local, debido a la atención que se puede dar al deudor, lo que facilita la oportuna atención a todos los reclamos que presente el cliente, lo cual incidirá favorablemente en una eficiente cobranza.
2.2.4. Desventajas de la descentralizaciónAumento de costos de operación, pues exige personal y equipo adicionales. Tendencia a establecer diferentes medios de control. Tendencias al exceso de especialización Incertidumbre de cuanta autoridad debe delegarse, para que sea adecuada con la necesidad de ejercer un control general suficiente2.3. UBICACIÓN DEL DEPARTAMENTO DE CARTERA La ubicación del departamento de cartera en el Organigrama de laempresa, debe estar administrativamente ubicado en el área financiera y depender de ella, llámese Vicepresidencia Financiera. Dirección de Contraloría, etc..... ya que Cartera cumple funciones de ésta área. El incremento de las ventas aumenta las utilidades y la gestión de cobranzas, hecha en forma oportuna y efectiva, evita grandes pérdidas que apuntan hacia beneficios económicos para la empresa.Igualmente, la recuperación oportuna de la cartera habilita a la empresa para cumplir con sus compromisos económicos, librándola así de nuevas cargas financieras y permitiéndole hacer nuevas inversiones.2.4. PRINCIPALES ACTIVIDADES DEL DEPARTAMENTO DE CARTERA Deben estar supervisadas y coordinadas por el director del departamento y desarrolladas por la organización del mismo. Revisión de pagos ydescuentos: es importante esta actividad para tener al día los estados de cuenta y para vigilar la morosidad de éstas. Los descuentos se deben evitar al máximo y si se vuelven crónicos, habrá que reportarlos a la gerencia.
Programas de cobros: Todos los funcionarios están en fa obligación de que los programas se cumplan a cabalidad. Problemas especiales de pagos: Las actitudes especiales que sedeben adoptar ante los problemas especiales de pago son tomados por el Jefe de Cartera, teniendo en cuenta tos puntos de vista de sus inmediatos y colaboradores. Control de plazos especiales: Los plazos especiales para el pago deben concederse raramente. Cuando son concedidos, debe avisarse oportunamente a todas las personas que tengan que ver con el caso. Manejo de Ordenes Dudosas: Los pedidos que...