Determinación del área receptora

Determinación del Área receptora o generada de la documentación

Tome la correspondencia remitida o
generada e identifique los documentos de
archivo, conforme a los siguientes
criterios:

Documento de Archivo.-_

1. La información que contiene es única y constituye el testimonio
y garantía documental de un acto administrativo, por ejemplo los contratos de locales, comedores,transporte,
obras, etc.

2. Proporciona la evidencia "oficial" de la actividad que registra Las firmas, encabezamientos y sellos son indicadores de la naturaleza
formal y confiabilidad del documento.

Papeles de trabajo que no son documentos de archivo:

1. Generalmente son ejemplares en fotocopia que proporcionan
informaci6n pero carecen de valores primarios (administrativo, contable, legal otécnico).

2. la mayoría tiene pronta obsolescencia en cuanto a la utilidad de la información contenida (registros de visitantes, listados de envíos diversos, minutario.

3. carecen de folio y no se consideran documentos oficiales: Proyectos o propuestas Que no forman parte de la gestión Administrativa.
Carpetas con documentos repetidos que ya se encuentran En un expediente de archivo.Publicaciones periódicas: Diarios Oficiales, gacetas, Revistas, etc.

Si las documentos en cuestión son papeles de trabajo (cuando ya no Sean útiles) podrán enviarse a la Biblioteca del Área de Capacitación para su conservación cuando Se trate de Libras y Revistas coleccionables, las demás papeles de trabajo Que Se encuentren en soporte de papel, Se relacionaron y enviaran al Archivo de
Concentraci6npara su donación a la Comisión Nacional de Libras de Texto
Gratuitos, conforme a lo dispuesto en el Decreto par el Que las dependencias y entidades de la Administración publica Federal, La Procuraduría General de la Republica, las unidades administrativas de la presidencia y las órganos
desconcentrados donaran a título gratuito a la Comisi6n Nacional de Libras de Texto Gratuitos, el desecho depapel y cartón a su servicio cuando ya no Sean útiles CD.O.F- 21 de febrero de 2006)




Lea cuidadosamente el documento en cuestión para determinar el asunto, tema o materia de Que trata, así como el emisor (Persona física o moral)
Identifique los números o símbolos Que le corresponden dentro del cuadro de clasificación vigente en Aeropuertos y Servicios Auxiliares al asunto, tema o materiade Que Trata el documento, representando esta clave en el lugar respectivo Del documento.

Nota: Todos los documentos de un expediente del Organismo siguen Una misma tabla de clasiflcaci6n (código, sección, serie) (Anexo 1).

Investigue en los registros del Área si ya existen antecedentes del
asunto, tema o materia de Que Trate el documento: Si ya existen antecedentes del asunto, anote losnúmeros identificadores del expediente e integra el documento (pasa a la Actividad 6)

Si no existen antecedentes del asunto, se procede a la apertura del expediente. Elabore la caratula del nuevo expediente y adhiérala a la Carpeta o folder correspondiente.

(Anexo 2)
Reciba los documentos Que son Emitidos para archivar, analizando cuidadosamente para determinar si da por terminado el asuntoal que se refieren, o bien Si el asunto
En cuestión no ha Llegado a su Término:

En caso de Que el documento recibido o generado implique la Conclusión del asunto al Que Se refiere, proceda a cerciorarse de Que su apreciación ha sido correcta, en cuyo caso:

Asiente en la caratula de la carpeta o folder respectivo, la fecha en que se da por cerrado el expediente; así mismo, revisecuidadosamente el expediente concluido, quitándole las copias innecesarias (documentación duplicada) y lo glosa.

En caso de Que el asunto al Que Se refiere el documento no haya Llegado a su conclusión, turne la pieza para su glosa en el expediente respectivo (pasa a la
Actividad 7)

Reciba los documentos Que Se deben integrar a los expedientes activos Que le correspondan, procediendo a localizar la...