DIAGRAMAS DE PROCEDIMIENTOS
Páginas: 6 (1459 palabras)
Publicado: 6 de junio de 2014
DIAGRAMA DE PROCEDIMIENTOS
EL DIAGRAMA
Es la representación gráfica que permite esquematizar la información relativa a una serie de datos o relaciones que tienen los elementos de un conjunto, sistema o empresa, con el fin de facilitar la comprensión de la información que se deseen dar a conocer. En otras palabras, es un modelo gráfico que representa en forma esquematizada ysimplificada alguna relación o fenómeno administrativo de organización o procedimientos, entre otros.
EL DIAGRAMA DE PROCEDIMIENTOS
Denominado también Diagrama de flujo o flujograma, el diagrama de procedimientos es una representación gráfica de las distintas operaciones de las que se compone un procedimiento o parte de él, clasificándolas según la naturaleza de cada una y estableciendo lasecuencia cronológica de las mismas. En otras palabras, expresa secuencialmente las acciones rutinarias de un proceso, de forma tal que se comprenda fácilmente.
Se basa en el empleo de símbolos que representan las etapas o pasos de un proceso y que se conectan por medio de flechas para representar la secuencia lógica de operaciones específicas y la interacción o relación entre losencargados de llevarlas a cabo. Ayuda a comprender el trabajo como proceso y a identificar en qué parte del proceso está el problema. Esto permite analizar los procedimientos y aportar ideas para su cambio o mejora.
DISEÑO DE LOS DIAGRAMAS DE PROCEDIMIENTOS
Para el diseño de los diagramas de procedimientos se deben cumplir cuatro (04), fases o etapas: estudio de los sistemas; diseño degráficas; presentación de gráficas e instalación de nuevos sistemas. La fase de estudio de los sistemas es la investigación de los procedimientos actuales, se refiere a la forma en que se está ejecutando el trabajo. Se recopilan aquí los hechos detallados que deberán reunirse para preparar la descripción completa de los procesos en estudio. Se realiza haciendo preguntas a cada uno de los que estánrelacionados con el trabajo que se examina y escribiendo las respuestas. Toda esta información es transformada en un mapa-ruta que señala los procedimientos de los trabajadores y de los empleados, por medio del cual el analista ha conocido el procedimiento que cambiará o mejorará.
En la segunda etapa o fase del diseño de las gráficas se desarrollarán los métodos nuevos, el equipo, las nuevasformas, en otras palabras, el nuevo sistema. Los diagramas de flujo que trazó el analista, ahora deben perfeccionarse. Los campos en los que se duplican los esfuerzos, o se gastan sin necesidad, aquellos en los que las rutas son difíciles y otros puntos de mejoramiento similar, se investigaran minuciosamente, la nueva gráfica será la imagen del nuevo procedimiento, que se convertirá en la base para elproyecto final, alrededor del cual se centrará la representación administrativa.
La fase de la presentación de los gráficos o diagramas consiste en explicar a la administración como trabaja el antiguo sistema y por qué y de qué manera debe mejorarse. Aquí el objetivo de los diagramas es simplificar y reducir y la decisión puede basarse en detalles pequeños, como por ejemplo, el curso que se hadado a una copia o forma particular. Si el especialista ignora su destino, esta falta de conocimiento puede ser tomada por la administración como indicio de que el estudio ha sido conducido deficientemente y esta conclusión debilitará la confianza en la presentación total. Y finalmente, en la instalación de los nuevos sistemas, se emplearán los diagramas para facilitar la comprensión de losmanuales de procedimientos.
Cuando se elabora un diagrama de procedimientos o diagrama de flujo, se debe tener en cuenta que estos poseen tres partes o elementos: El encabezado, la Estructura y la descripción narrativa del diagrama y que se deben respetar los siguientes criterios:
1. En el Encabezado del diagrama de procedimientos debe estar expresada la siguiente información:
a....
EL DIAGRAMA
Es la representación gráfica que permite esquematizar la información relativa a una serie de datos o relaciones que tienen los elementos de un conjunto, sistema o empresa, con el fin de facilitar la comprensión de la información que se deseen dar a conocer. En otras palabras, es un modelo gráfico que representa en forma esquematizada ysimplificada alguna relación o fenómeno administrativo de organización o procedimientos, entre otros.
EL DIAGRAMA DE PROCEDIMIENTOS
Denominado también Diagrama de flujo o flujograma, el diagrama de procedimientos es una representación gráfica de las distintas operaciones de las que se compone un procedimiento o parte de él, clasificándolas según la naturaleza de cada una y estableciendo lasecuencia cronológica de las mismas. En otras palabras, expresa secuencialmente las acciones rutinarias de un proceso, de forma tal que se comprenda fácilmente.
Se basa en el empleo de símbolos que representan las etapas o pasos de un proceso y que se conectan por medio de flechas para representar la secuencia lógica de operaciones específicas y la interacción o relación entre losencargados de llevarlas a cabo. Ayuda a comprender el trabajo como proceso y a identificar en qué parte del proceso está el problema. Esto permite analizar los procedimientos y aportar ideas para su cambio o mejora.
DISEÑO DE LOS DIAGRAMAS DE PROCEDIMIENTOS
Para el diseño de los diagramas de procedimientos se deben cumplir cuatro (04), fases o etapas: estudio de los sistemas; diseño degráficas; presentación de gráficas e instalación de nuevos sistemas. La fase de estudio de los sistemas es la investigación de los procedimientos actuales, se refiere a la forma en que se está ejecutando el trabajo. Se recopilan aquí los hechos detallados que deberán reunirse para preparar la descripción completa de los procesos en estudio. Se realiza haciendo preguntas a cada uno de los que estánrelacionados con el trabajo que se examina y escribiendo las respuestas. Toda esta información es transformada en un mapa-ruta que señala los procedimientos de los trabajadores y de los empleados, por medio del cual el analista ha conocido el procedimiento que cambiará o mejorará.
En la segunda etapa o fase del diseño de las gráficas se desarrollarán los métodos nuevos, el equipo, las nuevasformas, en otras palabras, el nuevo sistema. Los diagramas de flujo que trazó el analista, ahora deben perfeccionarse. Los campos en los que se duplican los esfuerzos, o se gastan sin necesidad, aquellos en los que las rutas son difíciles y otros puntos de mejoramiento similar, se investigaran minuciosamente, la nueva gráfica será la imagen del nuevo procedimiento, que se convertirá en la base para elproyecto final, alrededor del cual se centrará la representación administrativa.
La fase de la presentación de los gráficos o diagramas consiste en explicar a la administración como trabaja el antiguo sistema y por qué y de qué manera debe mejorarse. Aquí el objetivo de los diagramas es simplificar y reducir y la decisión puede basarse en detalles pequeños, como por ejemplo, el curso que se hadado a una copia o forma particular. Si el especialista ignora su destino, esta falta de conocimiento puede ser tomada por la administración como indicio de que el estudio ha sido conducido deficientemente y esta conclusión debilitará la confianza en la presentación total. Y finalmente, en la instalación de los nuevos sistemas, se emplearán los diagramas para facilitar la comprensión de losmanuales de procedimientos.
Cuando se elabora un diagrama de procedimientos o diagrama de flujo, se debe tener en cuenta que estos poseen tres partes o elementos: El encabezado, la Estructura y la descripción narrativa del diagrama y que se deben respetar los siguientes criterios:
1. En el Encabezado del diagrama de procedimientos debe estar expresada la siguiente información:
a....
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