diagramas más utilizados en la auditoria administrativa

Diagramas
Es la representación gráfica que permite esquematizar la información relativa a una serie de datos o relaciones que tienen los elementos de un conjunto, sistema o empresa, con el fin de facilitar la comprensión de la información que se deseen dar a conocer; en otras palabras, es un modelo gráfico que representa en forma esquematizada y simplificada alguna relación o fenómenoadministrativo de organización o procedimientos, entre otros.
Diagrama de procedimientos
Denominado también diagrama de flujo o flujograma, es una representación gráfica de las distintas operaciones de las que se compone un procedimiento o parte de él, clasificándolas según la naturaleza de cada una y estableciendo la secuencia cronológica de las mismas; en otras palabras, expresa secuencialmente lasacciones rutinarias de un proceso, de forma tal que se comprenda fácilmente. Es empleada por medio de símbolos que representan las etapas o pasos de un proceso y que se conectan por medio de flechas para representar la secuencia lógica de operaciones y la interacción o relación entre los encargados de llevarlas a cabo. Ayuda a comprender el trabajo como proceso y a identificar en qué parte delproceso está el problema. Esto permite analizar los procedimientos y aportar ideas para su cambio o mejora.
DISEÑO DE LOS DIAGRAMAS DE PROCEDIMIENTOS
Para su diseño se deben cumplir cuatro fases o etapas:
-Estudio de los sistemas
-Diseño de gráficas
-Presentación de gráficas
-Instalación de nuevos sistemas
La fase de estudio de los sistemas es la investigación de los procedimientos actualesy se refiere a la forma en que se está ejecutando el trabajo; aquí se recopilan los hechos detallados que deberán reunirse para preparar la descripción completa de los procesos en estudio. Se realiza haciendo preguntas a cada uno de los que están relacionados con el trabajo que se examina. Toda esta información es transformada en un mapa-ruta que señala los procedimientos de los trabajadores y delos empleados, por medio del cual el analista ha conocido el procedimiento que cambiará o mejorará.
En el diseño de las gráficas se desarrollarán los métodos nuevos, el equipo, las nuevas formas, es decir, el nuevo sistema. Los diagramas de flujo que trazó el analista, ahora deben perfeccionarse. Los campos en los que se duplican los esfuerzos, u otros puntos de mejoramiento similar, seinvestigaran minuciosamente, la nueva gráfica será la imagen del nuevo procedimiento, que se convertirá en la base para el proyecto final, alrededor del cual se centrará la representación administrativa.
La fase de la presentación de los gráficos o diagramas consiste en explicar a la administración como trabaja el antiguo sistema y por qué y de qué manera debe mejorarse. Aquí el objetivo de los diagramases simplificar y reducir y la decisión puede basarse en detalles pequeños.
Y finalmente, en la instalación de los nuevos sistemas, se emplearán los diagramas para facilitar la comprensión de los manuales de procedimientos.
SIMBOLOGÍA DEL DIAGRAMA DE PROCEDIMIENTOS
Los símbolos utilizados para elaborarlo son los símbolos Therbligs, diseñados por el doctor Frank Gilbreth, para analizar lasoperaciones y varían desde figuras geométricas hasta complicados dibujos simbólicos que diferencian a los numerosos tipos de operaciones que tienen lugar en las empresas. La selección de los símbolos convencionales depende del procedimiento que va a graficarse y del empleo que vaya a darse a los mismos y se puede resumir como sigue:









VENTAJAS DE LA CONSTRUCCIÓN DE DIAGRAMAS DEPROCEDIMIENTOS
1. Es la manera más eficaz y concreta para registrar la revisión de un sistema.
2. Reduce la cantidad de explicaciones narrativas y condensa las presentaciones.
3. Suministra una fotografía del flujo de operaciones de una empresa.
4. Constituye un documento eficiente del testimonio del análisis del procedimiento a mejorar o cambiar.
DIAGRAMA DE GANTT
También conocido...