Diseño de Manuales

TEMA 3

MANUALES DE ORGANIZACIÓN Y PROCEDIMIENTO

Definición
“Un documento que contiene, en forma ordenada y sistemática, información y/o instrucciones sobre historia, organización, política y procedimientos de una empresa, que se consideran necesarios para la menor ejecución del trabajo”.
“Es un registro inscrito de información e instrucciones que conciernen al empleado y pueden serutilizados para orientar los esfuerzos de un empleado en una empresa”.
Lo conceptualizará como: “Una expresión formal de todas las informaciones e instrucciones necesarias para operar en un determinado sector; es una guía que permite encaminar en la dirección adecuada los esfuerzos del personal operativo”.
Los manuales administrativos son documentos que sirven como medios de comunicación ycoordinación que permiten registrar y transmitir en forma ordenada y sistemática la información y/o instrucciones sobre políticas, organización, funciones, procedimientos, etc. Que se consideran necesarios para la ejecución de las actividades y tareas.
Si bien existen diferentes tipos de manuales, que satisfacen distintos tipos de necesidades, puede clasificarse a los manuales como un cuerpo sistemáticoque contiene la descripción de las actividades que deben ser desarrolladas por los miembros de una organización y los procedimientos a través de los cuales esas actividades son cumplidas.
En las organizaciones en que no se utilizan manuales, las comunicaciones o instrucciones se transmiten a través de comunicados internos. Si bien el propósito de transmitir información se cumple por medio de estosúltimos instrumentos, no se logra el objetivo de que constituyan un cuerpo orgánico, por lo que resultará difícil en un momento dado conocer cuál es el total de esas disposiciones registradas a través de comunicados aislados.

1.1. OBJETIVOS

Presentar una visión de conjunto de la organización
Precisar las funciones asignadas a cada unidad administrativa
Establecer claramente el grado deautoridad y responsabilidad de los distintos niveles jerárquicos
Coadyuvar a la correcta atención de las labores asignadas al personal
Permitir el ahorro de tiempo y esfuerzo en la realización del trabajo
Funcionar como medio de relación y coordinación.
Servir como vehículo de información a los proveedores de bienes, prestadores de servicios, usuarios y/o clientes


1.2. IMPORTANCIAPermite conocer el funcionamiento interno por lo que respecta a descripción de tareas, ubicación, requerimientos y a los puestos responsables de su ejecución.
Auxilian en la inducción del puesto y al adiestramiento y capacitación del personal ya que describen en forma detallada las actividades de cada puesto.
Sirve para el análisis o revisión de los procedimientos de un sistema.
Interviene en laconsulta de todo el personal.
Que se desee emprender tareas de simplificación de trabajo como análisis de tiempos, delegación de autoridad, etc.
Para establecer un sistema de información o bien modificar el ya existente.
Para uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteración arbitraria.
Determina en forma más sencilla las responsabilidades por fallas oerrores.
Facilita las labores de auditoria, evaluación del control interno y su evaluación.
Aumenta la eficiencia de los empleados, indicándoles lo que deben hacer y cómo deben hacerlo.
Ayuda a la coordinación de actividades y evitar duplicidades.
Construye una base para el análisis posterior del trabajo y el mejoramiento de los sistemas, procedimientos y métodos.

Finalidad de los manualesDepende de lo que se pretenda llevar a cabo.
Delimitar en forma escrita: funciones, responsabilidad y autoridad de cada cargo.
Normalizar y controlar los trámites de los procedimientos.
Adoctrinamiento al personal nuevo.
Adiestramiento y orientación al personal de servicio.
Identificar los canales de comunicación y de coordinación.

Ventajas del uso de manuales
1. Son un compendio de la...