Diseño E Implementacion Del Registro Academico Para El Control De Las Estudiantes Del Colegio "Santa Maria Micaela"

ANALISIS DE LA SITUACION PROBLEMATICA
Los inconvenientes que se presentan en el Registro Académico afectan tanto al
personal que labora en el Instituto, como a los alumnos y demás instituciones externas entre
ellas el MINED y FEPADE.
A continuación se presenta en una forma más detallada los problemas que se dan y
además la manera en que se relacionan con cada uno de las áreas del INDET einstituciones
externas:
1. Relacionado con la Dirección: El Director no cuenta con reportes exactos y detallados,
en el tiempo preciso, por no tener a la mano la información que él solicita a los
docentes. Dichos reportes incluyen lo que son: datos estadísticos, referentes a
promedios, deserción de alumnos, promedios por materia, alumnos con promedios más
altos, entre otros. El directorsolicita esta información para enviarla mensualmente al
MINED.
2. Relacionado con Secretarias del Registro Académico: Por falta de información
actualizada, se les dificulta al momento de generar los reportes estadísticos generales de
la institución, que son solicitados por la Dirección.
3. Relacionado con el Personal Docente: Acumulación de trabajo, ya que son ellos los
que realizan los cálculos denotas de los alumnos.
4. Relacionado con Alumnos: Al momento que solicitan un reporte, éste no es entregado
con prontitud.
5. Instituciones externas:
MINED: Se presentan problemas en el momento en que este solicita
información debido a los atrasos, se hace difícil la recolección y actualización
de los datos. Estos reportes son solicitados para trámites legales relacionados
con los alumnosy maestros, y para la elaboración de los mismos el
MINED es quien proporciona los formularios preimpresos, tales como:
resúmenes estadísticos seleccionados por año (1ro., 2do. y 3ro. año de
bachillerato), formularios para la extensión de certificados de notas al final de
cada año. Además, información general relacionada con las actividades de la
institución para el otorgamiento de bonos.Toda esta información se envía al
MINED tres veces por año.
FEPADE: Esta institución solicita información de los alumnos que cuentan con
una beca de estudio, que aproximadamente son 75. Estos reportes son
solicitados cuatro veces por año y se presentan ciertos retrasos (por lo menos de
3 días) en el momento en que lo hacen.
1.2 ENUNCIADO DEL PROBLEMA
¿La automatización del Sistema de RegistroAcadémico del Instituto Nacional El
Tránsito mejorará la eficiencia y efectividad de los procesos que dentro de esta unidad se
realizan?
1.3 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
El Instituto Nacional El Tránsito cuenta con la unidad denominada Registro
Académico, donde se almacenan y procesan los datos de los alumnos, para los
bachilleratos técnico vocacional o bachillerato general.
Dada la cantidadde alumnos inscritos cada año, que asciende en la actualidad a un
total de 675, se le hace díficil a la institución realizar el ordenamiento, cálculo y demás
actividades relacionadas con maestros y alumnos, en un tiempo adecuado, debido a que
todos los procesos son realizados manualmente, lo que disminuye la posibilidad de que los
datos importantes se mantengan actualizados y que el acceso aellos cada vez requiera de
un mayor tiempo, causando inconformidad a los usuarios y generando atrasos en los
trámites. Además de esto, otro inconveniente importante con el que se cuenta actualmente,
lo constituye la acumulación de trabajo, debido a que el personal existente en la unidad de
Registro Académico, en muchas ocasiones, no da abasto para suplir todas las demandas de
reportes yconstancias que se solicitan, esto no solo afecta al personal que labora en la
institución y a los alumnos, sino también a instituciones externas con las que se relaciona
el INDET. En algunos casos se generan hasta tres días de retraso en algunos trámites
sencillos o cuando alguna de las unidades del Instituto o Instituciones externas solicitan
información.
Entre algunos de los procesos que se...