Diseño de formularios

Diseño y Control de Formularios
3.1. Definición.
Los formularios también son conocidos como formas o formulas, son instrumentos administrativos que pueden ayudar al empleado en la ejecución de sus tareas. Es un documento impreso que contiene información estructurada “fija” sobre un determinado aspecto, para ser complementada con información “variable” según cada aplicación y para satisfacerun objetivo específico. Es un medio de recolectar datos que posteriormente serán transformados en una información deseada y detallada, sobre un tema determinado.
Un formulario es la base o instrumento sobre el que se sustenta la transmisión de registro y control de la información relacionada con las operaciones de la organización.
Es un papel que contiene datos impresos o fijos en espacios enblancos, en donde se escribirán datos variables, que servirán para realizar una serie de datos operaciones de diversa índole.
Documento impreso destinado a que sea llenado con datos con un fin determinado y en un orden preestablecido.
3.2. Funciones de los formularios.
La función del formulario es que sirve para guardar información en la base de datos sin tener que recurrir a Access, unformulario es una ventana de programa en la cual se le indica al usuario que datos se requieren de él para ser ingresados en la base de datos. Algunas de sus funciones son las siguientes:
Proveer la información necesaria que requiera en situaciones similares y en una secuencia lógica.
Ahorrar Escritura manual o mecánica (y por ende el tiempo) con la impresión previa de títulos e instrucciones para suuso.
Suministrar un medio económico de la información escrita con copias múltiples.
Asegurar que la información se suministre en la forma debida.
3.3. Clasificación de los formularios.
Se pueden clasificar según su uso como: breves, eventuales, pilotos y definitivos; según su aspecto funcional pueden presentarse como convenios, reclamos, solicitudes, autorizaciones, quejas, pedidos, cálculosestimados, acuses de renta, entre otros; Según su diseño pueden ser líneas, recuadros y columnas.
De acuerdo a su forma de utilización pueden ser de posición o estadísticos, los que se conocen como ficheros; Y de relación o dinámicos los cuales se utilizan para dar información circular por varios servicios.
Según su ámbito de aplicación pueden ser básicos de una dependencia, o temporales loscuales se aplican en momentos determinados como lo son las encuestas.
Determinar para cada caso cuál clasificación es más conveniente a los fines de control que se persiguen y a la empresa en que se aplica.
Número correlativo: Asignar un número de código a todos los formularios. Éste es poco flexible y se desactualizada constantemente por lo que es ideal para empresas pequeñas.
Por área emisora:Asignar a cada departamento un millar de números, de códigos o una centena de acuerdo a la magnitud.
Por el procedimiento en que interviene: Es el que presenta mayores ventajas por la fácil ubicación.
De acuerdo a su presentación pueden ser:
Formularios simples: Documentos que están representados por una sola forma y que no poseen copias anexas.
Formularios compuestos: Poseen más de unahoja, son elaborados bajo un formato predefinido y se almacenan en archivos especiales.
3.4. Análisis y diseño de formularios.
Análisis de formularios.
El análisis de un formulario tiene como finalidad determinar por un lado su influjo dentro del proceso y por otro lado la información necesaria que debe contener. Para llevar acabo el análisis es recomendable preparar un cuestionario o entrevistapara captar información sobre la funcionalidad del formulario.
Todo formulario, bien analizado, debe contener una agrupación lógica de los datos, orden de llenado, de lectura, orden conceptual y orden de importancia. Distribución de espacio, títulos claros que definan su función dentro de la forma, instrucciones claras y correctamente ubicadas, tamaño de las letras bien proporcionada y mejor...