Documentacion

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Archivar documentacion.

OBJETIVO DEL INSTRUCTIVO:

El propósito de esta metodología es orientar técnicamente a las áreas que formarán parte del Archivo General Digital, en el proceso denormalización y digitalización de textos, documentación general e imágenes.

INTRODUCCION

Este instructivo pretende enseñar de manera general y práctica la técnica más adecuada paraclasificar y archivar la documentación de las distintas áreas teniendo en cuenta grado de confidencialidad, área de pertenencia e identificación del asunto.

DESARROLLO

Comenzaremos desarrollandoel concepto de ORGANIZACIÓN. Es el “procedimiento de clasificar, ordenar y guardar los papeles de un grupo documental respetando el principio de procedencia”. Debemos evitar que ladocumentación que se produce en una determinada área se mezcle con la de otras y entre sí, lo que conduciría con el paso de tiempo a una desorganización del archivo digital de la unidad, que llevaríaimplícito las consiguientes dificultades en la localización de los documentos. El procedimiento de archivo consistirá por lo tanto en respetar la formación de las series documentales, entendiendocomo tales el conjunto de documentos que han sido producidos por una oficina, sin distinción de ejecutor, función o cargo.

Se establece el siguiente formato básico de la serie documental:Serie 1 – Documentación general por áreas:

área productora + grado de confidencialidad + gpo fecha/hora +
asunto (o actividad)

Serie 2 – Documentación de imágenes (formaciones,ceremonias, eventos):

gpo fecha/hora + asunto (o actividad)

De lo mencionado anteriormente, se desprenden los ejemplos para los DOS (2) tipos de serie documental:

Serie 1 – Documentacióngeneral por áreas:

pers + publ + 27 1450 oct10 + od nro 35/10
pers publ 271450 oct10 od nro 35/10

Serie 2 – Documentación de imágenes ( ceremonias, eventos):
09 0900 JUL10 + ceremonia
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