Documentacion

www.bdigital.unal.edu.co/942/1/1128268531_2009.pdf‎
http://www.emagister.com/curso-gestion-calidad-1/procedimientos-documentados-iso9001

El término documentación es ampliamente utilizado, pues tiene diferentes significados dependiendo del contexto en que lo utilicen los practicantes.
En algunas regiones del mundo, la sola mención de la palabra “documentación” conduce directamente a la ideade una colección de documentos. Este significado tiende a darle más importancia a la colección propiamente dicha de los documentos que se poseen. El término es utilizado en este sentido, por ejemplo, cuando se hace referencia a un centro que dispone de una extensa documentación sobre un tema preciso.
La palabra “documentación” significa primero, el acto de registrar los resultados de unainvestigación ya sea oficial o no, de una indagación, de una investigación científica o de una actividad similar. En el transcurso de este proceso se crean documentos. Ésta es una significación que hace énfasis en el acto de producir el documento que contiene los hechos relativos al caso en cuestión.

Objetivo general
Las dos formas de documentación se distinguen primero por su objetivo general.Las bibliotecas y centros de documentación similares son establecidos generalmente para facilitar el estudio y la investigación. Por consiguiente, un documentalista reúne un máximo de documentos sobre cada uno de los temas que engloban el área de conocimientos propios del centro.
Por otro lado, los centros que se ocupan de la documentación sobre los hechos tienen generalmente objetivos precisos.La información que ellos reúnen se relaciona con los hechos que han ocurrido en el lugar mismo, y utilizan en general la información para organizar diferentes tipos de intervención en esos hechos. Este tipo de información gira, sobre todo, alrededor de la acción.
Los principales objetivos de la documentación en un sistema de gestión de la calidad son:
- Comunicación de la información, como unaherramienta para la comunicación y la transmisión de la información. El tipo y la extensión de la documentación dependerá de la naturaleza de los productos y procesos de la organización, del grado de formalidad de los sistemas de comunicación y de la capacidad de las personas para comunicarse dentro de la organización, así como de su cultura.
- Evidencia de la conformidad, aporte de evidencia deque lo planificado se ha llevado a cabo realmente.
- Compartir conocimientos, con el fin de difundir y preservar las experiencias de la organización.


Naturaleza de la tarea:
El documentalista es la persona encargada de reunir los documentos producidos principalmente por otros y luego organizarlos para hacerlos más accesibles y de más fácil uso.
La tarea del documentalista implica el examenfísico del material de información que se puede definir claramente.

El investigador es la persona que reúne los datos de un hecho y los analiza, en el proceso produce los documentos que contienen los detalles del hecho.
La tarea del investigador es sacarles a las personas dicha información, analizarla, organizarla, y enseguida producir un material que contenga toda esa información reunida.Estructura de la documentación
La estructura documental que soporta el Sistema de Gestión de la Calidad, son los documentos expedidos dentro de la Cooperativa y los documentos externos
(Reglamentación y legislación aplicable, Requerimientos y demás correspondencia) que ayudan al funcionamiento del Sistema. Estos documentos son controlados según los procedimientos: “Procedimiento de controlde documentos” y “Procedimiento de control de registros”. Como regla general, en la redacción de los documentos siempre se tiene en cuenta al usuario final, por lo tanto, se escriben de manera simple, clara, coherente y corta.

Tipos de documentos utilizados en los sistemas de gestión de la calidad 
Los siguientes tipos de documentos son utilizados en los sistemas de gestión de la...