Documentacion

MEDICION DE ARCHIVOS
OBJETIVO Transmitir los conceptos básicos a tener en cuanta a la hora de abordar la medición de archivos. No se trata de convertirse en un experto en la materia, sino deenterarse de los tópicos más importantes en este aspecto. Además, conocer de la Norma Técnica Colombiana NTC 5029, desarrollada por el Archivo General de la Nación, la que facilita el trabajo de medir, sobretodo en los casos en que la documentación haya sido colocada en el piso, sin ningún tipo de organización. MEDICION DE ARCHIVOS ¿Para qué sirve conocer el tamaño de un archivo? Para planificar tareasarchivísticas como organización, selección, clasificación, restauración, microfilmación, digitalización, descripción, etc. Para diseñar espacios físicos para archivos, teniendo en cuenta elcrecimiento, peso y volumen documental. Para presentar informes Para transferir documentación Para elaborar presupuestos Existen básicamente tres formas de medición: Contar hoja por hoja Determinar la cantidadde metros lineales de documentación Dimensionar volúmenes (m3) La forma de medición más aceptada archivísticamente es la medición en metros lineales debido a su precisión y facilidad para obtenerla.Se consigue con la documentación puesta de canto o filo. Los metros lineales dan una idea del tamaño de un archivo sin necesidad de trasladarlo a folios. La cantidad de folios que contiene cada metrolineal varia de acuerdo con el gramaje del papel y con el tipo de unidad de conservación en que está almacenada la documentación: AZ, cajas de archivo, legajos empastados, carpetas, etc.

Una vezdeterminado el número de metros lineales y obtenido el promedio de folios por metro lineal, solo resta multiplicar las dos cifras para obtener un total aproximado de hojas que componen el archivo. Q =#metros x PFM Donde: Q #metros PFM = = = cantidad de folios a averiguar cantidad de metros lineales promedio de folios por metro lineal

Otra forma de obtener resultados es dimensionar volúmenes,...