Documentos administrativos: el acta

DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS: EL ACTA
El acta es un escrito o modalidad de comunicación escrita que tiene por objeto dejar constancia de lo tratado, sucedido y acordado en una junta o reunión. Se extiende en hojas o folios sueltos, o bien en libros destinados expresamente para ese propósito.
Las sociedades mercantiles, las empresas cooperativas, las juntas de determinados organismos públicos ocuasi-públicos, las instituciones de diversa naturaleza, tienen la obligación de llevar los correspondientes libros de actas, en los que quede debida constancia de los acuerdos que se han pactado por los miembros que las representan.
Del mismo modo que la convocatoria es indispensable para que la reunión se desarrolle de acuerdo con el orden del día establecido, para lograr la mayor eficienciaposible de una reunión, es necesario que se reflejen en acta los asuntos tratados y decisiones adoptadas, si las hubiere.
Especialmente cuando se trata de reuniones formales, lo habitual es que uno de los participantes actúe como secretario llevando a cabo la elaboración del acta. Con mucha frecuencia, es la secretaria de este participante quien redacta el acta a partir de las notas recogidas durantela reunión. El acta debe remitirse a todos y cada uno de los asistentes, así como a cuantas otras personas concierna, en un plazo lo más breve posible.
La redacción del acta debe contener básicamente lo siguiente:
* Ciudad, hora y fecha en que la reunión se celebre.
* Nombres de los asistentes.
* Persona que la presidió y existencia del quórum.
* Orden del día.
* Acuerdostomados.
* Cierre y firmas de las personas a quienes incumba a hacerlo.
EJEMPLO ACTA GENÉRICA
* Título de la Reunión
* Ciudad, fecha, mes, año y horario
* Ubicación:
* Introducción
* Descripción del título del evento, local, fecha, hora, participantes
* Participantes
* Nombre completo/Institución
* Agenda
* Agenda/pauta de la reunión, temas tratados yrespectivos responsables
* Desarrollo
* Descripción de los principales temas discutidos en la reunión
* Conclusiones
* Descripción de las conclusiones y decisiones resultantes de la reunión
Redacción de las actas
Las actas de la reunión son notas sobre lo que sucedió en la reunión: qué se debatió y decidió, qué va a hacer cada uno y cuando tendrá lugar la siguiente reunión. Las actas sonútiles ya que se le pueden dar a la gente que estuvo ausente en la reunión y sirven como registro posteriormente.
Antes de la reunión:
• Elegir el medio a utilizar para tomar notas ( por ejemplo: lápiz y papel, computadora personal). Una opción también es usar un grabador que sirva de soporte de las notas.
• Estar preparado. Leer el temario de la reunión y cualquier tipo de documentosesenciales a debatir en la reunión. Tener las actas de la reunión anterior como referencia. Es especialmente importante estar preparado si tu planeas ser un participante activo durante la reunión.
Durante la reunión:
• Seguir a todos los participantes de la reunión. El secretario debe tener una lista completa de todos los participantes de la reunión. Si tú no estás familiarizado con los nombres de losparticipantes, pide que te sean presentados o circula una lista de participantes.
• Evitar tomar nota de absolutamente todo. Concentrarse en registrar las ideas generales de los temas debatidos, de los puntos más salientes, qué decisiones se tomaron y quién las llevará a cabo.
Al cabo de la reunión:
• Redactar las actas lo más pronto posible, mientras que la información permanece fresca en lamemoria.
• Pedir ayuda si hace falta. Es de gran ayuda pedirle a otro participante de la reunión que revise las notas antes de ser distribuidas para chequear si se ha omitido información.
• Hacer copias y distribuir las actas entre los miembros del equipo ( por correo electrónico, correo postal, en el colegio- lo que sea más práctico).
• Guardar un registro de las actas. Tener todas las actas...