Documentos administrativos

Solo disponible en BuenasTareas
  • Páginas : 16 (3951 palabras )
  • Descarga(s) : 0
  • Publicado : 5 de diciembre de 2010
Leer documento completo
Vista previa del texto
PARTES DE LOS DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS

1.- ENCABEZAMIENTO.- Extremo superior del documento y comprende de las siguientes partes: membrete, nombre de año, lugar y fecha, código, destinatario, asunto y referencia.
• MEMBRETE.- Es la inscripción que identifica a la institución, organismo, entidad o empresa que remite el documento.

• NOMBRE DEL AÑO.- Es la denominación que da el gobiernocada año calendario, mediante ley o decreto supremo. Por ejemplo este año 2010 “AÑO DE LA CONSOLIDACION

• LUGAR Y FECHA.- Es la parte que indica donde y cuando se elabora el documento. Comprende el nombre de la localidad y el día, el mes y el año de su elaboración. Por ejemplo: Locumba, 9 de noviembre del 2010.

• CODIGO.- Es la parte que individualiza al documento e identifica a la institucióno dependencia remitente. Las instituciones y dependencias codifican los documentos que elaboran por medidas de control y seguridad. Las copias de dichos documentos se archivan en orden cronológico y en forma correlativa para que cualquier añadido, sustracción, cambio u otra irregularidad sea descubierta fácilmente.

• DESTINATARIO.- Es la parte que identifica a la persona, dependenciainstitución o empresa a quien se remite el documento. Todas las comunicaciones escritas no llevan expresamente destinatario y los documentos que si lo llevan no lo redactan de manera similar. Por estas dos razones preferimos estudiar esta parte al abordar cada tipo de documento.
• ASUNTO.- Es el resumen o la síntesis del contenido de un documento o del motivo que le da origen.

• REFERENCIA.- Es la parteque hace mención a los antecedentes del documento que se elabora. Es una parte complementaria porque su uso no es necesario en todas las comunicaciones que contestan o reiteran documentos anteriores.

2.- TEXTO.- Es la parte sustancial o principal de todo documento; comprende el desarrollo ordenado del mensaje que se desea transmitir.
La redacción del texto es lo más importante y el másdifícil. Su dominio no se logra con la memorización de normas o modelos, sino con la misma practica; o sea con la misma experiencia administrativa y la lectura y redacción permanente.
• CARACTERISTICAS VITALES DEL TEXTO.- El texto de todo documento administrativo debe reunir las siguientes características: claridad, integridad, brevedad, cortesía y corrección.

• ETAPAS DE LA ELABORACION DEL TEXTO.-Comprende: concepción, recolección de datos, bosquejo sintético de ideas, elaboración del borrador, evaluación de borrador, pasar el borrador a limpio.

• IDENTIFICACION DE DIVISIONES DEL TEXTO.- Las ideas que transmiten por medio de un documento muchas veces necesita ser divididas o agrupadas unas con otras teniendo en cuenta el grado de relación lógica que existe en entre ellas. Estasdivisiones o agrupaciones son prácticamente obligatorias cuando se redactan documentos de relativa complejidad como informes y directivas. Este hecho de unir o diferenciar ideas facilita la organización del pensamiento y la redacción y comprensión de las mismas.

3.- TÉRMINO.-
• ANTEFIRMA.- Es la palabra o frase de cortesía que se emplea cuando se ha concluido la redacción del texto de un documentoadministrativo. Como su nombre lo señala, precede a la firma del responsable de la comunicación.

• FIRMA.- Compre el nombre, el apellido o los apellidos y la rúbrica estilizados de la persona que se responsabiliza del documento.

• POSFIRMA.- Es la parte que identifica al responsable de la comunicación.

• SELLO.- Es el instrumento que legaliza el documento que se envía: refrenda la firma delresponsable.

• ANEXO.- Parte opcional. Se emplea únicamente cuando al documento que remitimos hay necesidad de acompañar objetos y otros documentos, como recibos, facturas, certificados, planos, tablas, testimonios, fotos, videos, USB, etc, para sustentar el pedido que se realiza o ilustrar la información que se proporciona.

• CON COPIA.- Es la parte que identifica o hace mención a las...
tracking img