Documentos administrativos

REPUBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA
MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LAS COMUNAS Y PROTECCION SOCIAL
CONSULTORA INTERAMERICANA DE INFORMATICA (2020 CIDEI)
AAE:1024

DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS

ELIET MONTILLA #12

Caracas Septiembre del 2.011.
DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS
CONCEPTO
Los documentos administrativos se definen como el soporte físico por el que se
materializan los actosadministrativos.
FUNCIONES
Cumple por tanto dos funciones; por un lado es un instrumento de constatación que permite comprobar el desarrollo de una actuación administrativa y por otro es un instrumento de comunicación, ya que los documentos administrativos permiten la traslación del contenido de los actos a otros órganos o unidades de la Administración o a terceros interesados, ya sean personasjurídicas, públicas y privadas o personas jurídicas naturales.
CARACTERISTICAS
Se pueden apreciar una serie de características que determinan el que un documento pueda ser calificado como documento administrativo. Son las siguientes:
      Producen efectos frente a terceros o en el ámbito de la propia Administración.
      Son emitidos por un órgano administrativo. Por tanto quedan excluidostodos los documentos redactados o creados por los interesados, como las solicitudes, las alegaciones o los recursos y reclamaciones.
      Su emisión es válida.
PRINCIPIOS FUNDAMENTALES
Formalidad: Se redactan teniendo en cuenta determinadas normas pautas esquemas o formatos preestablecidos por las instituciones.

Simplicidad: todos deben ser elaborados de la manera más simple y breve posible,con lenguaje sencillo y común. Debe ser preciso concreto claro y directo.

Racionalidad: Consiste en eliminar toda exigencia o formalidad costosa. Mientras más extenso es un documento, más complicado y costoso es.

Flexibilidad: tener en cuenta la gran variedad y formatos que existen. Lo más importante de un documento es que transmita de manera directa un mensaje no su presentaciónformal.

Eficacia: debe ser capaz de persuadir o inducir a la acción en el menor tiempo y con el mínimo costo.

ALGUNOS DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS

AVISOS Y ANUNCIOS
Informaciones o noticias de carácter general que afecta a la organización y, por tanto, al personal de la empresa. Se suele colocar en el tablón de anuncios. Debe confeccionarse de forma clara y concisa, expresando el anuncio conclaridad.

CONVOCATORIAS:
Documento por el cual se cita de forma oficial a un grupo de personas para tratar en un lugar determinado temas que figuran en la propia convocatoria. También puede ser la publicación y difusión de notas informativas de interés general que hacen las empresas a sus empleados. (En tablón de anuncios o particular).
Se indica el lugar, la hora, y el orden del día porapartados.
ACTAS.
Documento por medio del cual se da fe de los hechos o de lo sucedido en reuniones, así como de los acuerdos tomados en las mismas y previamente han sido convocadas con carácter oficial. La anotación de lo acordado se hará siguiendo el orden del día que figurará en la convocatoria a esa reunión. Es el secretario por medio de su firma el que se encarga de dar fe de ese documento pormedio de su firma y la de los restantes miembros que conforman el órgano que convoca la reunión. Suelen reflejarse en el libro de actas o registro, actualmente también son informatizadas.

CARTA CIRCULAR o CIRCULAR EXTERNA
Es un documento de carácter privado que se utiliza en las entidades que no dependen del estado y entre personas naturales para tratar diversos asuntos de interés en comúnrelacionados con el campo administrativo, legal, comercial, cultural, social, familiar o amical.
Se dirige en forma personalizada aunque su contenido sea el mismo para diferentes destinatarios. Se tiene en cuenta la norma sobre elaboración de cartas.
OFICIO
El oficio es un documento que suelen emplear los Organismos Oficiales o las Administraciones Públicas para realizar un comunicado a personas...