Documentos comerciales
Páginas: 10 (2345 palabras)
Publicado: 16 de julio de 2014
DOCUMENTOS COMERCIALES
Es toda constancia escrita de una transacción mercantil o comercial, que dejan constancia de un acto realizado. Deben ser utilizados en forma correcta.
Debe cumplir con dos objetivos primordiales:
Certificar las anotaciones de contabilidad: Todo documento auténtico que sirve de prueba evidente para justificar una operación comercial es un elemento de juicio paracontabilizar. Cualquier papel por simple y sin valor que sea, al ser convertido en documento oficial, y llevar los requisitos indispensables en cada caso, tales como: fecha de emisión, nombre, cantidad, concepto, plazo, tipo de interés, descuentos, entre otros, es un elemento de prueba.
Nada se puede contabilizar si no tiene un justificante que respalde la transacción comercial. Todojustificante, una vez que haya sido contabilizado, debe archivarse adecuadamente y resguardarse contra todo riesgo.
Probar un hecho desde el punto de vista legal: Todo acto mercantil (comercial) se apoya en la necesaria documentación, por lo tanto, se evitarán desacuerdos posteriores entre las partes o se conseguirán pronunciamientos legales favorables, si la desavenencia continua se llevara hastalos tribunales.
CLASIFICACIÓN
Dependiendo de la naturaleza, cada establecimiento impondrá el uso de diferentes sistemas y formas de documentos, pero se puede fácilmente determinar una lista mínima de formularios comerciales que son comunes a toda empresa y a su vez imprescindibles para coordinar y controlar el movimiento de sus operaciones.
De acuerdo con sus características de uso yredacción, se pueden clasificar en dos grupos sencillos y complejos.
Documentos Comerciales Sencillos
Son llamados así por que su estructura es muy sencilla y son fáciles de completar y controlar. Además existen formatos establecidos que se compran en el comercio o pueden ser diseñados al gusto de la empresa.
El Vale: Es un documento que se emplea en algunas oficinas con el propósito deadelantar sumas de dinero a sus funcionarios, los cuales deben firmar el recibo de este. El vale es una promesa futura de pago y se hace informalmente. Anexo
El Recibo: Documento que se entrega a cambio de cierta cantidad de dinero en pago de una obligación. Se emplea cuando se recibe dinero por cualquier concepto: pago de intereses, abonos a cuentas, servicios, alquileres. Anexo
La Factura:Es donde se detallan en forma completa y ordenada las ventas o compras de mercancía y artículos de almacén. Es un documento legal y contable. Este documento representa, para el adquiriente, la prueba de propiedad de los bienes comprados y un elemento de prueba sobre la calidad y precio de los mismos.
Principales requisitos de la factura son:
a. Nombre de al casa comercial.
b. Lugar yfecha
c. Nombre y dirección del comprador
d. Nombre y dirección del vendedor.
e. DEBE (como constancia de que el comprador DEBE)
f. Una columna a la izquierda, donde se especifican las cantidades de los artículos, otra columna donde se especificará todo el concepto, con la clase de mercadería: modelo, calidad, serie y cualquier otro detalle necesario y otra columna o columnas, a la derecha dondese especificará los precios (precio unitario y total) con el signo de colones. Se registrará el descuento (si los hay) y el impuesto de venta (13%).
Dentro de la factura pueden incluirse otras partes opcionales como:
a. Entregado por.
b. Revisado por.
c. Recibido conforme.
d. Esta factura devengará intereses al tipo de ley, si no ha sido cancelada a los treinta días después de la fechade expedición.
e. No se aceptan reclamos una vez que la mercadería haya salido del almacén.
En la mayoría de las empresas usan generalmente dos tipos de facturas: la de contado y la de crédito. La de contado puede ser de dos tantos (original para el cliente y copia para la contabilidad). La de crédito puede ser de cuatro tantos (original firmada para el cobro, copia al cliente, copia para...
Es toda constancia escrita de una transacción mercantil o comercial, que dejan constancia de un acto realizado. Deben ser utilizados en forma correcta.
Debe cumplir con dos objetivos primordiales:
Certificar las anotaciones de contabilidad: Todo documento auténtico que sirve de prueba evidente para justificar una operación comercial es un elemento de juicio paracontabilizar. Cualquier papel por simple y sin valor que sea, al ser convertido en documento oficial, y llevar los requisitos indispensables en cada caso, tales como: fecha de emisión, nombre, cantidad, concepto, plazo, tipo de interés, descuentos, entre otros, es un elemento de prueba.
Nada se puede contabilizar si no tiene un justificante que respalde la transacción comercial. Todojustificante, una vez que haya sido contabilizado, debe archivarse adecuadamente y resguardarse contra todo riesgo.
Probar un hecho desde el punto de vista legal: Todo acto mercantil (comercial) se apoya en la necesaria documentación, por lo tanto, se evitarán desacuerdos posteriores entre las partes o se conseguirán pronunciamientos legales favorables, si la desavenencia continua se llevara hastalos tribunales.
CLASIFICACIÓN
Dependiendo de la naturaleza, cada establecimiento impondrá el uso de diferentes sistemas y formas de documentos, pero se puede fácilmente determinar una lista mínima de formularios comerciales que son comunes a toda empresa y a su vez imprescindibles para coordinar y controlar el movimiento de sus operaciones.
De acuerdo con sus características de uso yredacción, se pueden clasificar en dos grupos sencillos y complejos.
Documentos Comerciales Sencillos
Son llamados así por que su estructura es muy sencilla y son fáciles de completar y controlar. Además existen formatos establecidos que se compran en el comercio o pueden ser diseñados al gusto de la empresa.
El Vale: Es un documento que se emplea en algunas oficinas con el propósito deadelantar sumas de dinero a sus funcionarios, los cuales deben firmar el recibo de este. El vale es una promesa futura de pago y se hace informalmente. Anexo
El Recibo: Documento que se entrega a cambio de cierta cantidad de dinero en pago de una obligación. Se emplea cuando se recibe dinero por cualquier concepto: pago de intereses, abonos a cuentas, servicios, alquileres. Anexo
La Factura:Es donde se detallan en forma completa y ordenada las ventas o compras de mercancía y artículos de almacén. Es un documento legal y contable. Este documento representa, para el adquiriente, la prueba de propiedad de los bienes comprados y un elemento de prueba sobre la calidad y precio de los mismos.
Principales requisitos de la factura son:
a. Nombre de al casa comercial.
b. Lugar yfecha
c. Nombre y dirección del comprador
d. Nombre y dirección del vendedor.
e. DEBE (como constancia de que el comprador DEBE)
f. Una columna a la izquierda, donde se especifican las cantidades de los artículos, otra columna donde se especificará todo el concepto, con la clase de mercadería: modelo, calidad, serie y cualquier otro detalle necesario y otra columna o columnas, a la derecha dondese especificará los precios (precio unitario y total) con el signo de colones. Se registrará el descuento (si los hay) y el impuesto de venta (13%).
Dentro de la factura pueden incluirse otras partes opcionales como:
a. Entregado por.
b. Revisado por.
c. Recibido conforme.
d. Esta factura devengará intereses al tipo de ley, si no ha sido cancelada a los treinta días después de la fechade expedición.
e. No se aceptan reclamos una vez que la mercadería haya salido del almacén.
En la mayoría de las empresas usan generalmente dos tipos de facturas: la de contado y la de crédito. La de contado puede ser de dos tantos (original para el cliente y copia para la contabilidad). La de crédito puede ser de cuatro tantos (original firmada para el cobro, copia al cliente, copia para...
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