DOCUMENTOS EJECUTIVOS Y SU ESTRUCTURA 1

Comunicación

La comunicación juega un papel importante en toda empresa,
una
buena
comunicación
puede
significar
eficiencia,
coordinación y organización, mientras que una mala
comunicación puede dar origen a retrasos, malentendidos y
conflictos internos.
Los tipos de comunicación dentro de una empresa básicamente
son dos: la comunicación formal y la comunicación
informal. 

COMUNICACIÓN
FORMAL
Es la comunicación en donde el mensaje se origina en un integrante de un
determinado nivel jerárquico y va dirigido a un integrante de un nivel superior, o un
nivel inferior, o de un mismo nivel; siguiendo canales establecidos formalmente por la
empresa.
Esta comunicación suele utilizar medios tales como los murales, intercomunicadores,
teléfonos, Internet, circulares, memorandos, cartas,publicaciones, informes, reportes,
reuniones, charlas, eventos, etc.
Sirve para llevar a cabo una mayor eficacia organizativa. En cualquier organización o
grupo, la comunicación tiene cuatro funciones centrales: controlar, motivar, expresar
emociones e informar.

DOCUMENTOS
EJECUTIVOS


Son aquellos documentos utilizados en el ámbito
laboral con el fin de manejar la información
laboral de maneraformal.
Su implementación es indispensable ya que a
través de estos documentos se transmite
directamente un mensaje en la empresa y se
aplican en todos los niveles jerárquicos.

1. CARTA

Es un documento que sirve para transmitir mensajes a través del
servicio postal. Es una especie de conversación escrita a distancia.
La carta debe escribirse aplicando las características de claridad,
precisión,concisión y sencillez.
Clasificación de las cartas:
 Cartas privadas: incluyen las cartas personales o familiares y
van dirigidas a los amigos o familiares.
 Cartas comerciales: su contenido está relacionado con los
negocios: compras, ventas, pedidos, cotizaciones, cobros,
remisiones, etc.
 Cartas oficiales o formales: tratan asuntos de las dependencias
oficiales: oficinas gubernamentales,universidades, escuelas, etc.

a). Carta Privada

Una carta privada es aquella que se envía a un destinario al que
se le tiene confianza para platicar temas íntimos.
Este tipo de cartas es escrito en un lenguaje llano y sin
formalismos, quien escribe una carta privada no se preocupa por
la inclusión de expresiones coloquiales o hacer referencias que sólo
son comprendidas por las personas a las que vadirigida.

Ejemplo de Carta
Privada:



Mérida, Yucatán, 13 de agosto de 2009
Querida Mariana:
El lugar donde me encuentro es fabuloso y desde aquí te
saludo con mucho agrado con el deseo de compartir contigo
las experiencias de este maravilloso viaje.

Hemos conocido gran parte de la Península: visitamos
Chichén-Itzá donde mi mamá pescó un resfriado por la
humedad del ambiente, estuvo en cama todoun día y
nosotros encerrados con ella, pues, como tú sabes no le
gusta quedarse sola. Al otro día terminamos el recorrido; los
cenotes son fascinantes, aunque me inspiran cierto temor.
¡Es increíble que estemos pisando la misma tierra que los
antiguos mayas! Nos falta conocer otras ciudades y ruinas
arqueológicas; todo es muy bonito por acá sin embargo,
extrañamos nuestra ciudad.
Espero que estésdisfrutando tus vacaciones en la casa de
tus tíos y te sientas mejor de esa molesta operación. Cuando
regrese te mostraré las fotografías que tomamos y te
contaré, con detalles, las peripecias de este viaje.
Saludos a tus papás, a tus tíos y hermanos. Recibe un
abrazo de tu miga que no te olvida.

Elementos
privada:

de

una

a) Lugar y fecha donde se remite.
b) Vocativo seguido de dos puntos.
c)Texto o cuerpo de la carta, en él
se expone el asunto a tratar.
d) Despedida, es la frase con que se
termina la carta y varía de acuerdo
con las relaciones que unen al
remitente con el destinatario.
e) Firma del remitente.

Carmen.

carta

b). Carta Comercial

Sirve para notificar envíos, acusar recibos de lo
que sea, comunicar un hecho, presentar
reclamaciones, hacer solicitudes, conceder...