Documentos Empresariales

Colegio de Bachilleres del Estado de Quintana Roo.



Submódulo V: “Actualizar los sistemas de información de la empresa”.

Tema: Investigación acerca de los documentos internos y externos de una empresa.


Especialidad y grupo: Administración “5A”





Índice.

Índice. 2
Introducción. 3
Documentos internos y externos de una empresa. 4
Documentos internos: 4
Documentosexternos: 5
Conclusión. 7
Recomendaciones. 8
Glosario. 9
Fuentes de información. 10

Introducción.
Las empresas son organizaciones o instituciones que manejan un gran número de documentos a diario y es por esto que tienen que ordenar todos esos documentos para poder manejarlos de manera eficaz y así agilizar las actividades que desempeñe. La mejor manera que han elaborado para laclasificación de estos documentos es separarlos en internos y externos.
El trabajo que se desarrollará a continuación es una investigación realizada para conocer los documentos internos y externos que maneja una empresa. En ésta podremos conocer de manera detallada cuales son esos documentos y cual es la función de cada uno, además podremos apreciar algunos ejemplos de esos documentos para poder sabercomo lucen físicamente.

Documentos internos y externos de una empresa.

Documentos internos:
* Convocatorias: es un documento por el cual se cita de forma oficial a un grupo de personas para tratar en un lugar determinado los temas que figuran en la propia convocatoria, también puede ser una publicación o difusión de notas informativas de interés general que hacen las empresas. Se indicael lugar, la hora, y el orden del día por apartados.
* Solicitud: Obedece al modelo de impreso utilizado por el personal de la empresa para solicitar o realizar determinadas peticiones a sus superiores. No tienen modelo predefinido y cada empresa diseña su modelo propio. Los motivos por los que se utiliza este documento son múltiples: período vacacional, cambio de destino, matrimonio, etc.* Actas: Son documentos por los cuales se da fe de los hechos o de lo sucedido en las reuniones, así cómo de los acuerdos tomados en las mismas y que previamente han sido convocadas con carácter oficial. Partes del acta: título, introducción, texto, cierre del acta y firmas de los que aprueban el acta.
* Autorizaciones: Petición que hace un empleado a su jefe. Puede obedecer a variosmotivos. No existe un formato o estilo normalizado para este documento, simplemente hay que expresarlo con claridad, brevedad y concisión.
* Boletines y revistas: Suelen confeccionarse en imprentas y contiene información referente al ocio y a la cultura, ligadas directamente con la empresa que las edita.
* Avisos y anuncios: Informaciones o noticias de carácter general que afecta a laorganización y, por tanto, al personal de la empresa. Se suele colocar en el tablón de anuncios. Debe confeccionarse de forma clara y concisa, expresando el anuncio con claridad.
* Memorias: Redacción de las actividades que se han llevado a cabo del programa de principio de temporada. Reflejan los datos y actividades llevados a cabo por la empresa, suele hacerse con carácter anual.
* Nota interior:La finalidad de este documento es que los diferentes departamentos de una empresas se comuniquen entre si incidencias, peticiones, etc. Sus partes son: inicio, contenido y firma.
Documentos externos:
* Anuncios: Se emplean cuando la empresa publica determinadas noticias que interesen a sectores empresariales concretos o a determinados. Estructura: logotipo de la empresa, razón social, avisoo anuncio, motivo o contenido, localidad y fecha de expedición, antefirma y firmado.
* Carta Circular: Atendiendo al tipo de carta comercial, se utiliza para anunciar algún acontecimiento o evento a otras empresas o personas, tales como clientes, proveedores, etc.
* Tarjetas (de visita o cortesía y comerciales): para uso personal de la empresa y de actividades profesionales. Contenido:...