Documentos fuente







Universidad Nacional Autónoma de México
Facultad de Contaduría y Administración


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ÍNDICE





























DEFINICIÓN Y TIPOS DE DOCUMENTOS FUENTE
Es el documento o escrito original, propio o ajeno a una entidad, debidamente autorizado que una entidad emite o recibe para captar, justificar,controlar y comprobar con evidencia clara que una transacción o transformación interna fue realmente efectuada, aportando los datos necesarios para su registro en el sistema de información financiera.
Es el instrumento físico de carácter administrativo que capta, comprueba, justifica y controla transacciones financieras efectuadas por la entidad económica, aportando los datos necesarios para suprocesamiento en la contabilidad. El diseño de los documentos fuente implica, previamente, establecer su objetivo, justificar su implantación, determinar su costo y estudiar su operación.
Dichos documentos se dividen en:
a) Documentos Justificativos: son todas las disposiciones y documentos legales que determinan las obligaciones y derechos de la dependencia o entidad para demostrar quecumplió con los ordenamientos jurídicos y normativos aplicables.
b) Documentos Comprobatorios son los documentos originales que generan y amparan los registros contables de la dependencia o entidad.

EJEMPLOS DE DOCUMENTOS FUENTE
1.- Factura
Es la relación escrita que el vendedor entrega al comprador detallando las mercancías que le ha vendido, indicando cantidades, naturaleza, precio ydemás condiciones de la venta.
Con este documento se hace el cargo al cliente y se contabiliza su deuda a favor del vendedor. Para el comprador es el documento que justifica la copra y con su contabilización queda registrado su compromiso de pago.
Como mínimo la factura debe extenderse por duplicado. El original queda en poder del comprador y el duplicado queda para el vendedor y conél se contabiliza la venta y el cargo al comprador.
La factura es el documento principal de la operación de compraventa; con ella queda concretada y concluida la operación y es un documento de contabilidad y medio de prueba legal.

2.- Cheque
Documento contable de valor en el que la persona que es autorizada para extraer dinero de una cuenta (por ejemplo, el titular), extiende a otrapersona una autorización para retirar una determinada cantidad de dinero de su cuenta la cual se expresa en el documento, prescindiendo de la presencia del titular de la cuenta bancaria.
El cheque es un título de valor a la orden o al portador y abstracto en virtud del cual una persona, llamada librador, ordena incondicionalmente a una institución de crédito el pago a la vista de una suma dedinero determinada a favor de una tercera persona. Este pago puede hacer por varios motivos, por ejemplo: compra de mercancías y demás activos, pago por servicios profesionales, adelanto a proveedores, etc.

3.- Pagaré
Documento que contiene la promesa incondicional de una persona (denominada suscriptora), de que pagará a una segunda persona (llamada beneficiaria o tenedora), una sumadeterminada de dinero en un determinado plazo de tiempo. Su nombre surge de la frase con que empieza la declaración de obligaciones: "debo y pagaré". La diferencia entre la letra y el pagaré es que el pagaré es emitido por el mismo que contrae el préstamo.
Los pagares pueden ser al portador o endosables es decir, que se pueden transmitir de un tercero. Los pagarés pueden emitirlos losindividuos particulares de empresas o estados.

4.- Nota de débito
Llámese así a la comunicación que envía un comerciante a su cliente, en la que le notifica haber cargado o debitado en su cuenta una determinada suma o valor, por el concepto que la misma indica. Este documento incrementa la deuda, ya sea por un error en la facturación, interés por pago fuera de término, etc.
Varios son...