Documentos mercatiles

DOCUMENTACION MERCANTIL
La creciente complejidad de las actividades mercantiles ha sido la causa de que los simples acuerdos verbales se hayan sustituido desde tiempos muy remotos por la constancia escrita de los pactos o acuerdos celebrados. En el moderno mundo de los negocios cualquier paso que se dé en el campo mercantil se hace constar en algún documento y, en caso de que su importancia lojustifique, el documento en cuestión puede llevar la firma de algún funcionario calificado.
Los documentos mercantiles suelen tomar forma en el momento en que la operación se realiza, y su objeto es el de certificar entendimiento que existe entre las dos partes que han efectuado un convenio.
Dentro del concepto de documentación mercantil se comprenden no solamente los papeles revestidos decaracterísticas formales, sino todos los que puedan sustituirlos y tomen otra forma como ocurriría en ultimo extremo con la correspondencia. Estos documentos mercantiles se envían al Departamento de Contabilidad donde los contadores y auxiliares de contabilidad toman de ellos los datos necesarios para efectuar los asientos en los libros. Cuanto más grande sea la empresa mayor será la necesidad delempleo de documentos.
Podemos decir que entra dentro de la idea de documentación mercantil toda constancia escrita de una transacción comercial o de un aspecto de ella que pueda utilizarse para:
• Certificar las anotaciones en los libros de contabilidad.
• Probar un hecho desde el punto de vista legal.
Después de lo antes visto se puede deducir que los libros de contabilidad son tan sólo unelemento de registro y tienen la función fundamental para decidir un fallo, nunca servirán para destruir la evidencia surgida de un comprobante escrito y revestido de las características legales. Nuestro Código de Comercio vigente establece al respecto en su artículo 124, entre otras cosas que:
Las obligaciones mercantiles y su liberación se prueban con:
• Documentos públicos.
•Documentos privados.
• Facturas aceptadas.
• Telegramas.
• Cualquier otro medio de prueba admitido por la ley civil.
La importancia de la documentación mercantil es tal que ha creado normas especiales de carácter técnico y disposiciones legales para impresión, archivo y conservación de los distintos documentos que se utilizan en las operaciones mercantiles
CLASIFICACION DE LOS DOCUMENTOS
Losdocumentos que se utilizan en las empresas mercantiles son tan variados y complejos como las propias operaciones, pero a continuación se explicarán los que mas comúnmente se utilizan:
DOCUMENTOS CORRIENTES
Estos documentos son los utilizados por departamentos de compras, para llevar un orden y un registro contable de las operaciones que se registran en este departamento; entre los documentos masutilizados en este departamento están:
Orden de compra. Su finalidad es documentar en un formulario propio toda adquisición autorizada por la empresa, antes de esta orden tendrá que haber previamente un documento o solicitud donde se pide por departamento el producto necesario para cada uno de los mismos. Si está tiene un departamento de compras, la orden de compras suele hacerse en una hojaimpresa destinada a tal fin, en otros casos puede consistir en una simple carta firmada por el propietario de la empresa o por su subordinado, y en ocasiones consiste en una orden verbal que se da al representante del proveedor.

Factura. Consiste en una relación detallada de las mercancías compradas, debe contener los nombres y domicilios tanto del vendedor como del comprador, la fecha, lascondiciones, las instrucciones del embarque y las cantidades, descripción y precios de las mercancías.

Nota de debito o de Crédito. Si las mercancías llegan averiadas son de calidad inferior a la requerida o se comprueba la falta de algún artículo, es preciso obtener un ajuste en el precio que haya cargado el proveedor.

Comprobantes de ventas. Los procedimientos que se siguen para la venta de...