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EDMS
Origen del EDMS
A finales de 1970, un número de vendedores comenzó a desarrollar sistemas de software para gestionar los documentos en papel. Estos sistemas trataron de documentos en papel, que incluían no sólo los documentos impresos y publicados, sino también fotografías, grabados, etc
Más tarde, los desarrolladores comenzaron a escribir un segundo tipo de sistema que podía administrarlos documentos electrónicos, es decir, todos aquellos documentos o archivos creados en los ordenadores, y, a menudo se almacenaban en los sistemas de archivos locales de los usuarios. Los sistemas de gestión de documentos electrónicos más tempranos (EDM) gestionan bien los tipos de archivos de propiedad, o un número limitado de formatos de archivo. Muchos de estos sistemas después llegaron a serconocidos como los sistemas de imágenes de documentos, ya que se centraron en la captura, almacenamiento, indexación y recuperación de los formatos de archivo de imagen. Los sistemas de EDM evolucionaron a un punto donde los sistemas podrían administrar cualquier tipo de formato de archivo que podría almacenarse en la red. Las aplicaciones crecieron para abarcar los documentos electrónicos,herramientas de colaboración, seguridad, flujo de trabajo y las capacidades de auditoría.
Estos sistemas permitieron una organización para capturar faxes y formularios, para guardar copias de los documentos, imágenes, y para almacenar los archivos de imagen en el repositorio de la seguridad y rápida recuperación (recuperación posible porque el sistema maneja la extracción del texto del documento en elproceso de captura, y la función de texto-indizador proporcionado capacidades de recuperación de texto).
Mientras que muchos sistemas EDM almacenan documentos en su formato original (Microsoft Word o Excel, PDF), algunos sistemas de gestión de documentos basados ​​en la web están comenzando a almacenar el contenido en forma de HTML. Estos sistemas de gestión de la política requieren contenido quese importa en el sistema. Sin embargo, una vez que el contenido se importa, el software actúa como un motor de búsqueda para que los usuarios puedan encontrar lo que buscan más rápidamente. El formato HTML permite una mejor aplicación de las capacidades de búsqueda, como búsqueda de texto completo y derivados
Definición
Un Sistema de Gestión Electrónica de Documentos es una colección detecnologías que trabajan juntos para proporcionar una solución completa para la gestión de la creación, captura, indexación, almacenamiento, recuperación y disposición de los registros y los activos de información de la organización.
La clave es revisar los procesos de negocio existentes, eliminar los pasos y actividades innecesarias, aplicar la tecnología con sabiduría, y aprovechar toda la potenciadel EDMS Tecnología de Interacción.
EDMS Componentes
Imágenes
El proceso de crear una copia electrónica de un documento.
Gestión Documental
Proporciona un lugar seguro para el almacenamiento de objetos electrónicos y un índice para identificar y recuperar información rápidamente.
Procesamiento de Formularios
Automatiza el formulario de reconocimiento y extracción de datos de los formulariosen papel.
Formularios electrónicos
Reemplaza los formularios en papel costosos e incluye funcionalidad avanzada para formatear, calcular, consulta, y validar la información del usuario.
Gestión de informes empresariales
Se utiliza para capturar electrónicamente, índice, explosión, distribuir y almacenar los informes generados por el sistema / documentos.
Workflow
Automatiza los procesos denegocio para incrementar la eficiencia y automatizar la toma de decisiones.
A Servicio
La Línea de ITD Sistema de Gestión de Trabajo (WMS) puede utilizarse para enviar una solicitud de servicio.
Completar una solicitud de "GED" para el mantenimiento fácil de ID de la Oficina Liquid diseño de formularios / conversión, cambios de análisis / preguntas o mesa técnica EDMS.
Completar un "dev / GIS...