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Cómo hacer un RFP (Request for Proposal)

La queja más común de las agencias es “El cliente no sabe lo que quiere” y bueno, en muchas ocasiones es cierto.
Cuando trabajamos en marketing digital del lado del cliente es necesario frecuentemente realizar procesos de licitación para seleccionar a la agencia que nos pueda proveer del servicio, y para ello se desarrolla un documento donde sesolicita una propuesta de solución a una necesidad específica.
El Request for Proposal es precisamente el documento que nos permitirá explicar a las agencias cuál es el entorno en el que estamos actualmente como clientes, cuáles son nuestras necesidades y cuáles nuestras expectativas.
Sin embargo, en las empresas no siempre existe la gente que sepa hacer un RFP que garantice que las agencias entenderánnuestras necesidades y por ende que regresarán con soluciones atractivas. Las características de este documento obviamente varían de acuerdo al proyecto en cuestión pues se puede solicitar algo demasiado específico como el desarrollo de un módulo para un sitio web, hasta el desarrollo de una estrategia completa de marketing digital.
En cualquiera de los casos, es recomendable asegurarse que eldocumento por lo menos consta de los siguientes elementos:
1. Introducción
En las empresas normalmente creemos que nuestra marca es conocida por todos, y quizá sea cierto, pero lo que NO es verdad es que todo mundo la ENTIENDE. En esta sección del RFP es recomendable poner una breve introducción a la empresa, la marca y sus características, asegurándose de incluir aspectos como los valores,personalidad, target. Esto sólo de manera genérica para asegurar que los creativos de las agencias entienden perfectamente el mensaje que queremos transmitir al consumidor y puedan utilizarlo para generar sus propuestas.
Esta sección es de vital importancia si se está trabajando con agencias nuevas, o inclusive si se trata de una agencia que ya conoces y que invitas a participar en proyectos paraotra marca de la empresa.
2. Servicios Solicitados
En esta sección explicaremos qué necesitamos y para ello primeramente debemos exponer cuál es la situación actual de la marca, el entorno y los objetivos a alcanzar.
Mi recomendación es que se procure contar por lo menos con la siguiente información:
a. Antecedentes del proyecto
Aquí plantearemos el entorno actual y explicaremos las necesidadesque nos llevan a solicitar una propuesta de solución. Es importante indicar si antes se ha desarrollado algo o si es que se parte de cero.
En caso de ser una empresa transnacional y queremos alinearnos o tomar como referencia lo que se ha hecho en otros países, debemos especificarlo aquí.
b. Objetivos del proyecto
La queja más común de las agencias es “El cliente no sabe lo que quiere” ybueno, en muchas ocasiones es cierto. Una vez que establecimos el marco de referencia puntual del proyecto en el inciso anterior, estableceremos qué es lo que queremos alcanzar con el proyecto.
Este inciso es particularmente delicado pues debemos explicar qué es lo que perseguimos, y esto podría ser desde incrementar el número de visitas al sitio hasta incrementar el share de nuestro producto en elmercado, o inclusive perseguir un objetivo mayor.
Es muy importante dejar bien claros los objetivos pues éstos son una de las maneras en las que la agencia se podrá medir a sí misma y estimar los recursos que necesita para alcanzar nuestra meta o incluso, en algunos casos llegar a determinar si tienen o no la capacidad requerida para realizar el proyecto.
Aquí en general hay que ser realistascomo cliente, y entender el impacto real que podría tener el proyecto web de acuerdo a las características de nuestro producto o servicio. Si no estás seguro de qué puedes alcanzar con Internet quizá no estás listo para emprender el viaje online, y mi consejo sería acercarte a platicar con alguna agencia o con alguien del medio antes de comenzar un proceso de licitación.
Las agencias que...
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