Eficacia En El Archivo De Documentos

LIBRO BLANCO – INFORME

Cómo archivar historias clínicas y otros expedientes

Cómo archivar (historias clínicas y otros expedientes)
Cuando se empieza a trabajar (por ejemplo en una ClínicaDental) prácticamente cualquier sistema de archivo parece bueno. Hay aun pocos casos y se encuentran fácilmente incluso apilándolos sobre la mesa. No obstante, conviene plantearse DESDE EL PRINCIPIO unsistema sostenible en el futuro. Así veremos que no todo vale. Piense que dentro de unos meses, con 200-300 pacientes ya no valdrá lo de apilar. Piense que dentro de uno o dos años, quizás con 1000 a1500 pacientes, ya no será eficaz guardar las historias clínicas por abecedario. ¿Por qué? Porque muchos apellidos se repiten con frecuencia y se pierde un valioso tiempo buscando por segundo apellido ypor nombre de pila. Porque hay algunos casos “dudosos” como, por ejemplo el apellido “Del Castillo” (¿lo guardo baja la “d” o bajo la “c”?) Porque guardando por apellidos no me doy fácilmente cuentacuando me equivoco al archivar… y ya la tenemos liada.

Conviene plantearse DESDE EL PRINCIPIO el sistema numérico Porque es más lógico, no se repite ningún número. Porque aplicando un sistemaóptico (hablaremos más adelante de ello) me doy cuenta en seguida si hay algún error en mi archivo Porque no hay que “introducir” nuevos casos ENTRE los existentes (en el sistema alfabético sí hay que haceresto constantemente y hay que “hacer sitio” para los nuevos casos, lo cual puede ser un problema por tener que “mover” los demás casos para hacer sitio a los nuevos) En el sistema numérico los nuevoscasos se añaden siempre al final. Porque tengo un buen control sencillo sobre el número total de pacientes, el crecimiento anual, etc. 1

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Un sistema óptico para encontrar rápidamente cualquier fallo en el archivo. Cuando se superan los 300...