EL ARCHIVO FISICO

EL ARCHIVO FISICOConcepto de archivo“Son Archivos los conjuntos orgánicos de documentos, o la reunión de varios de ellos, reunidos por las personas jurídicas, públicas o privadas, en elejerciciode sus actividades, al servicio de su utilización para la investigación, la cultura, la información y la gestión administrativa.”“Asimismo, se entienden por Archivos las instituciones culturalesdondese reúnen, conservan, ordenan y difunden para los fines anteriormente mencionados dichos conjuntos orgánicos.”Es decir, archivos son tanto los fondos documentales (los “conjuntos orgánicosdedocumentos”) Como las instituciones donde se conservan dichos fondos (por ejemplo, el Archivo General de Indias).Debe entenderse por “documento” todo soporte que contiene un texto que es elresultado de unaactividad administrativa de una entidad, efectuada en cumplimiento de sus objetivos y finalidades. Incluyen tanto los jurídicos como los administrativos, distinguiéndose de otrasacepcionesdocumentales por su génesis, por cuanto se estiman como tales los producidos o recibidos por una persona o institución durante el curso de su gestión o actividad para el cumplimiento de sus fines yconservadoscomo prueba e información. Los documentos de archivo se producen uno a uno y con el paso del tiempo constituyen series. Este carácter seriado es el resultado de acciones repetitivasdeterminadas poruna o muchas funciones específicas.Como sabemos, la actividad de las “instituciones culturales” que reúnen los archivos tienen tres finalidades básicas respecto a la documentación:Reunir: deben agrupartoda la documentación específica de su área en su mismo archivo, a fin defacilitar su localización.Conservar: deben evitar que dichos documentos se extravíen o deterioren,realizando las tareasderestauración que fuesen precisas.Ordenar: deben organizar la documentación de forma que se facilite su localización.Difundir: la misión última de un Archivo, es poner...
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