El Ejecutivo Efectivo

EL EJECUTIVO EFECTIVO
Ser un buen ejecutivo requiere mucho más que trabajar duro, tomar clases nocturnas o llevar trabajo a la casa. La idea no es trabajar mucho, sino trabajar efectivamente.
Tiempo
Manejar el tiempo no es una habilidad tan obvia como pareciera.
El ejecutivo recordaba lo que debía hacer, no lo que realmente hacía. Es por ello, que el primer paso para manejar el tiempoen forma adecuada es registrar detalladamente el uso actual que le da a su tiempo.
No importa dónde lo registre, lo importante es que todas las actividades sean registradas en el momento que las realiza. Es la única forma de no engañarse a sí mismo.
Los desperdiciadores de tiempo
Muchas actividades improductivas, bien disfrazadas como “tareas ejecutivas”, no son realmente necesarias. Un buenejemplo son las invitaciones a ceremonias o cenas, que con frecuencia resultan ser simples cortesías.
Pregúntese lo siguiente:
1. ¿Hay cosas que hago que en realidad son innecesarias?
2. ¿Qué hago yo que podría ser hecho por otra persona con un resultado igual, e incluso mejor?
3. ¿Qué tiempo estoy malgastando? La mejor forma de averiguarlo es preguntándole a otras personas.
El tiempo quedesperdicia un ejecutivo no es tan problemático como lo es el desperdiciado por la organización misma. Para diagnosticar y corregir, busque:
* Crisis recurrentes: la primera señal de mala gerencia, con su consecuente mal uso del tiempo, es la aparición continua de la misma crisis (ej. el pánico del inventario anual). Una crisis es algo que pasa una vez - si ocurre varias veces, pasa a ser rutina,para la cual se debe tener un procedimiento claro.

* Exceso de personal: una señal típica de esto es cuando los gerentes pasan más de un 10% de su tiempo resolviendo problemas de relaciones humanas. Si los roces, la falta de cooperación o las querellas consumen mucho tiempo, entonces las personas se están interponiendo en el camino de los demás. Es preferible contratar a un especialista.* Mala organización: el síntoma es el exceso de reuniones. Las reuniones son una prueba de mala organización. Si un ejecutivo pasa más de un cuarto de su tiempo reunido, quizá el trabajo o la responsabilidad está demasiado difusa o la información no le está llegando a la gente que la necesita.

* Problemas de información: obtener la información de forma incorrecta es tan malo como noobtenerla.
Los desperdiciadores de tiempo tanto personales como organizacionales pueden a veces remediarse rápido. Otros asuntos requieren de ardua paciencia para corregirlos. Los resultados bien valen el esfuerzo.
Tiempo discrecional
Dividir el tiempo en pequeños segmentos produce mucho desperdicio. Nadie puede hacer algo valioso en quince minutos. Concentrarse y trabajar con genterequiere de tiempo un gerente que piense que puede discutir ideas o proyectos efectivamente en 20 minutos se está engañando a sí mismo.
Algunos trucos para crear bloques de tiempo incluyen:
* Trabajar en casa una vez a la semana.
* Limitar el trabajo operativo como reuniones o sesiones para resolver problemas a dos días a la semana (lunes y viernes, por ejemplo)
* Programar un período detrabajo diario en casa, en las mañanas.
Más importante que los trucos es el hábito mental de mantener un estado de alerta constante. Cuando sienta que su tiempo discrecional está siendo consumido por otros asuntos, revise de nuevo su registro de tiempo y haga ajustes. Maneje su tiempo en forma perpetua.
Contribución
La administración del tiempo es sólo una herramienta facilitadora. La verdaderaclave para la efectividad es enfocarse en la contribución.
La mayoría de los trabajadores se enfocan hacia abajo, hacia los esfuerzos en lugar de los resultados. Sin importar su título, no son más que subordinados. Un ejecutivo efectivo ve a la organización como un todo y sabe dónde encajan sus habilidades en ella. Piensa en términos del cliente, el consumidor, el paciente, el estudiante, lo...