EL PROTOCOLO NOTARIAL

EL PROTOCOLO NOTARIAL
6.1 ANTECEDENTES HISTÓRICOS.
El origen legal más remoto del protocolo parece estar en el derecho
Justiniano, ya que en el capítulo segundo de la Novella XLV, dada en
Constantinopla en el año 537, mandó que los notarios de oriente no escribiesen
los documentos en papel blanco, sino en el protocolo, esto en el papel que arriba
llevaba impresa la fecha de su entrega al notario,el nombre del glorisísimo conde
de las sacras liberalidades, y la fecha de su redacción, reputándose por falsas las
que no se escribiesen en el protocolo.
El papel no podía cortarse, sino mantenerse intacto; y el documento debía
contener, ante todo, el resumen abreviado del acto, vale decir, el “protocollum”, que
era la primera colación, escritura o apuntación como encabezamiento de la carta.Ello servía de base para la extensión del instrumento, que se entregaba “in totum”
bajo de pena de no valer, razón por la que el notario no conservaba en su poder
el original o matriz.
El Fuero Real fue el primer cuerpo de leyes, de orden general y con
sentido histórico que el derecho español proporcionó con la noción de “protocolo”.
Concluido y publicado a fines de 1254 o a principios de 1255; perola Novísima
Recopilación, merced a la Pragmática de Alcalá, es el antecedente más próximo
del protocolo.
La Pragmática de Alcalá, dada el 7 de junio de 1503 por los Reyes
Católicos, se refiere a la institución del protocolo disponiendo que debía ser un
libro en el cual los escribanos fueran asentando por extenso las notas de las
escrituras otorgadas ante ellos y de ellas expidieran copias a laspartes.
Los españoles llevaban otro libro en el cual se escribían los aspectos
esenciales de los negocios jurídicos a celebrar, antes de la redacción definitiva del
documento, denominándose este libro como “El Minutario”. Después que las
partes interesadas, hubieren examinado, corregido y puestos de acuerdo con el
contenido del minutario, se redactaba el instrumento público en forma definitiva,
sinalteración ni cambio alguno.

La Pragmática del Alcalá, estableció el Protocolo Notarial y en sus
disposiciones ya preveía el caso de una persona que no pudiera firmar.
Con la formación del Sacro Imperio Romano-Germánico, su emperador
Maximiliano I, ordenó el dictado de la constitución “De notariis et tabellionibus” que
se promulgo en Colonia en 1512 y en la misma se realiza una reforma yordenación en pro del ejercicio del notariado.
El emperador mandó que “cada notario procure de todos modos tener y conservar
con gran cuidado, y dejar después de sí un protocolo”.
6.2 DISPOSICIONES LEGALES SOBRE EL PROTOCOLO.
Entre los artículos 33 al 40 y el artículo 52 de la Ley No. 301 se encuentran
las reglas referentes al protocolo notarial.
La obligatoriedad de tenerlo para los actos auténticos;volúmenes anuales;
numeración de las actas; foliado de todas las hojas de cada volumen; márgenes de
las hojas, tanto en ambos lados como en la parte de abajo; apertura y cierre del
volumen anual; la posibilidad de la división del volumen anual en varios tomos; la
obligación de protocolizar cada año a más tardar el día 31 de marzo; la
responsabilidad del Notario en relación con la integridad yconservación de los
protocolos.
Los artículos 41,42, y 63, tratan lo relativo al libro Índice de actos
auténticos, mientras que la expedición de Copias es regulada por los artículos del
43 al 50 y lo relativo a las nulidades es tratado en el artículo 51.
Sobre el destino, custodia y/o uso de los archivos notariales hay que
estudiar los artículos 53 al 55, en donde se halla todo lo relativo a licencias,suspensiones, cesación de funciones de Juez de Paz, muerte, renuncia,
destitución, inhabilitación.

6.3 REQUISITOS Y FORMALIDADES DEL PROTOCOLO.
El protocolo se forma con todos los volúmenes de las actuaciones del
Notario, conteniendo cada uno todas las actas que se escrituren entre el primer
día de enero y el 31 de diciembre de cada año, ambas fechas inclusive. Dichas
actas deben llevar el...